5S -wprowadzenie

Nazwa 5S, to akronim pięciu japońskich słów:

1S – Seiri – selekcja

2S – Seiton – systematyka

3S – Seiso – sprzątanie

4S – Seiketsu – standaryzacja

5S – Shitsuke – samodyscyplina

Wiedzę oraz umiejętności, jakie chcemy dzięki 5S pozyskać, wymagają jednak wysiłku organizacyjnego – właśnie dlatego do powodzenia niezbędne jest wsparcie i pomoc kadry Zarządzającej. Pozwoli ono na promocję kultury ciągłego doskonalenia na wszystkich szczeblach organizacji, bo nie od dziś wiadomo, że „przykład idzie z góry”. Wyszkolenie i przygotowanie Lean Liderów wymaga eksperymentowania na różnych płaszczyznach organizacji, zwłaszcza przy pierwszych projektach. To dzięki nim liderzy nabiorą doświadczenia, które następnie przekują w efektywne działanie. Zmiany wymagają konsekwencji, znajomości procesu i świadomości skutków, jakie ze sobą niosą – i właśnie dlatego do rozpoczęcia wdrożenia 5S niezbędny jest Lean Lider.

Lean Lider to skuteczny lider zmian, który:

• Dostrzega marnotrawstwo oraz jego źródło w procesach/obszarach – widzi i rozumie „całość”.
• Zna i rozumie wskaźniki opisujące procesy.
• Inicjuje zmiany, które prowadzą do eliminacji czynności niedodających wartości.
• Koordynuje oraz wspiera realizację projektów optymalizacyjnych.
• Organizuje efektywne stanowiska pracy.
• Standaryzuje i wizualizuje procesy.
• Wdraża i stosuje w praktyce narzędzia Lean Manufacturing.
• Skutecznie rozwiązuje problemy za pomocą wybranych technik.
• Promuje kulturę Lean/Kaizen wśród pracowników, klientów oraz dostawców.

No dobrze, funkcję mamy już zdefiniowaną, a Lean Liderów wybranych. Jak teraz zacząć działać?

Ukierunkowanie wdrożenia jest jedną z głównych czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem kampanii 5S. Pozwoli to przydzielić zadania i przypisać odpowiedzialności do osiągnięcia konsekwencji w działaniu. Inwestycja w rozwój Lean Liderów pozwala zbudować trwałe fundamenty w organizacji, a dzięki narzędziu 5S, daje również poczucie dumy z organizacji pracy. Lean Lider, dzięki wiedzy i podejściu do rozwiązywania problemów, tworzy zmotywowane zespoły, entuzjastycznie nastawione do nowych pomysłów na usprawnianie.

Wdrożenie 5S to proces ciągły, dlatego przygotowanie do niego jest czasochłonne. Oznacza to również, że przed rozpoczęciem takiego wdrożenia należy przygotować odpowiednią dokumentację. Dzięki niej zbudujemy 20% fundamentów, które odpowiedzą na 80% pytań i wątpliwości, jakie pracownicy będą mieli w trakcie zmian.

Jednym z głównych problemów, jakie Lean Lider napotyka na wytyczonej ścieżce zmian jest opór pracowników. Właśnie dlatego na początku należy przygotować odpowiedzi na wszystkie kwestie, które mogą ich nurtować. Dzięki temu rozwiejemy niepewność i zaangażujemy ich do aktywności w ciągłe doskonalenie organizacji pracy.

Lean Lider inspiruje do działania poprzez przedstawienie reszcie jasnej wizji przyszłości. To on odpowiada na pytania PO CO to robimy, jakie korzyści i efekty chcemy uzyskać etc. Nie obawia się konfrontacji, traktuje ją jako naukę i wyzwanie w drodze do celu.

 Lider taki pamięta również o przygotowaniu dokumentów, czyli wszystkich niezbędnych instrukcji, procedur czy formularzy audytowych, dzięki którym 20% fundamentów będzie „twardo” osadzone        w organizacji. Wdrożenie 5S jest procesem zmiany obecnego podejścia do organizacji pracy na nowe, w którym najważniejsza jest wizualizacja. Zmiana rzadko należy do łatwych procesów. Ciężko jest angażować pracowników, którzy muszą wyjść ze swojej „strefy komfortu”, zmienić sposób, według  którego zawsze pracowali i przejść w prewencję, w której „nikt niczego się nie domyśla”. Od teraz problemy traktować będą musieli jako wyzwania. Dlatego niezbędna jest też akcja reklamowa, uwzględniająca aspekty wizualne, które przyciągną i zaangażują pracowników do działania na rzecz zmian w organizacji.

Każdy Lean Lider wie, że w zmianach jednym z najważniejszych elementów jest odpowiednia komunikacja. Powiedz pracownikom: kto, kiedy, gdzie i w jakim celu ma w czymś uczestniczyć. Przedstaw informacje o korzyściach, rodzaju zmian, czasie trwania, obszarach działania, zasobach ludzkich, jakie zostaną zaangażowane oraz przewidywanych kosztach. Zadbaj też o odpowiednią atmosferę do zmian, w której dzięki określonemu kierunkowi działania, każdy pracownik to partner w ich wdrażaniu, gdzie wspólnie budowana jest świadomość wpływu na kształtowanie stanowiska pracy. Lean Lider zawsze pamięta, że współpraca i zaufanie pozwolą pracownikom utożsamiać się ze wspólną wizją przyszłości i wspólnie stać się liderem na rynku w swojej branży.

Pracownicy znający swoje role we wdrożeniu 5S, zawsze mogą liczyć na swojego lidera liczyć. Kiedy wymagane będzie uzupełnienie wiedzy, zaplanuje on szkolenia:

• Bezpośrednie – szkoląc wszystkich pracowników.
• Kaskadowe – szkoląc trenerów lub przełożonych, aby to oni szkolili kolejne osoby w dół struktury organizacyjnej.

Odpowiednie przygotowanie, komunikacja i przeszkolenie kadry zbudują solidny fundament pod właściwe wdrażanie 5S. Jak więc wdrażać? O tym w drugiej części artykułu.