Excel w służbie Lean: cyfrowa mapa procesu i Lead Time w kolumnach

Tradycyjny VSM (Value Stream Mapping) na papierze to świetne narzędzie warsztatowe – angażuje zespół, pozwala szybko szkicować i dyskutować. Jednak jego ograniczenia stają się widoczne, gdy:

• Chcemy analizować dane historyczne.
• Potrzebujemy obliczeń (Lead Time, Takt Time, Waiting Time).
• Musimy porównać wiele procesów lub wersji mapy.
• Pracujemy z zespołem zdalnym lub w środowisku cyfrowym.

Excel daje nam to wszystko – elastyczność, skalowalność i możliwość analizy danych w czasie rzeczywistym. Co więcej, jest dostępny praktycznie dla każdego, bez potrzeby wdrażania specjalistycznych systemów.

Wyobraźmy sobie, że każda kolumna w Excelu reprezentuje jeden krok w procesie – od momentu rozpoczęcia (Start) aż po zakończenie (Stop). Każda komórka zawiera dane liczbowe lub daty, które odzwierciedlają czas trwania danego etapu, jego rozpoczęcie, zakończenie lub inne kluczowe metryki.

Przykład struktury:

Dzięki takiej strukturze możemy:

• Zmierzyć Lead Time – czyli całkowity czas od rozpoczęcia do zakończenia procesu.
• Zidentyfikować wąskie gardła (ang. Bottleneck) – poprzez analizę czasu trwania poszczególnych etapów.
• Zobaczyć przepływ wartości – podobnie jak w klasycznym mapowaniu procesów, ale w formie cyfrowej i dynamicznej.

Lean opiera się na danych, wizualizacji i ciągłym doskonaleniu. Excel pozwala:

• Zautomatyzować obliczenia (np. różnice między datami, średnie czasy, odchylenia).
• Tworzyć wykresy pokazujące przepływ procesu.
• Filtrować i sortować dane według różnych kryteriów (np. typ produktu, klient, operator).
• Zestawiać dane z różnych okresów i porównywać efektywność.

W tradycyjnym mapowaniu rysujemy czynności na papierze, pokazując przepływ materiału i informacji. W Excelu możemy to zrobić cyfrowo, dodając:

• Kolumny z czasem oczekiwania (Waiting Time),
• Kolumny z czasem dodawania wartości (Value-Added Time),
• Kolumny z typem operacji (manualna, automatyczna, kontrolna).

Dzięki temu uzyskujemy pełny obraz procesu – nie tylko w formie graficznej, ale również liczbowej, co pozwala na głębszą analizę i podejmowanie decyzji opartych na danych.

• Przejrzystość – każdy etap procesu widoczny w jednej tabeli.
• Dane w czasie rzeczywistym – możliwość aktualizacji i śledzenia zmian.
• Współpraca – łatwe udostępnianie i komentowanie.
• Doskonalenie – szybka identyfikacja strat i potencjałów optymalizacji.

Dzięki prostemu podziałowi na kolumny reprezentujące etapy procesu, możemy analizować Lead Time, identyfikować straty i doskonalić przepływ wartości. To podejście łączy wizualizację z analizą danych, co czyni je idealnym rozwiązaniem dla zespołów Lean dążących do ciągłego doskonalenia.

Case dla ciebie:

zasłoń daty w swoich Excelach i sprawdź czy jesteś w stanie wyznaczyć pierwsze działania pod projekty takie jak np. Raport A3 😊 (sprawdź artykuł)