Jak wdrażać 5S?

Po przeprowadzeniu audytu umożliwiającego identyfikację słabych punktów organizacji, Lean Lider analizuje problemy i poprzez odpowiednie dobranie narzędzi Lean Management, rozpoczyna proces zmian. Firmy, w których główny nacisk kładzie się na system organizacji pracy, rozpoczynają swoją „przygodę” od narzędzia zwanego 5S. Na początku wystarczy zadać pytanie:

Ile czasu potrzebujesz na znalezienie dokumentów/narzędzi/informacji na swoim stanowisku pracy?

Lean Lider wraz z zespołem pilotażowym rozpoczyna pierwsze zmiany od wdrożenia pierwszych trzech S równocześnie.  Dlaczego? Głównymi „składnikami przepisu” na udane wdrożenie 5S są:

1S selekcja + 2S systematyka + 3S sprzątanie = razem tworzą niezbędne części do rozpoczęcia prac nad 4s, czyli standardami. Trzy pierwsze S tworzą jedność ponieważ wykonywanie pracy na niezorganizowanym i brudnym stanowisku wpływa na efektywność i jakość pracy. Znaczenie ma także oczywiście bezpieczeństwo. Na każdym stanowisku, niezależnie od rodzaju wykonywanej przez człowieka pracy, należy określić, co jest potrzebne do wykonania na nim przydzielonych zadań.

• Selekcja – oddziel rzeczy potrzebne od niepotrzebnych 
• Systematyka – wyznacz miejsce na rzeczy z Selekcji
• Sprzątanie – zapewnij bezpieczeństwo pracy w czystym środowisku

Tak! Ponieważ na każdym kroku napotykamy na opór, strach, zniechęcenie. Lean Lider pilnuje żeby wdrożenie odbywały się zgodnie z planem, współpraca i konsekwentne działania zapewniają sukcesy, które należy promować.  

Dzięki 4S, ustala zasady pierwszych 3S i określa dla nich standardy. Przestrzeganie standardów jest kluczowe w utrzymaniu wdrożonych rozwiązań, dlatego określenie procedur i zasad działań powinno być zdefiniowane wspólnie z pracownikami. Standaryzacja to nic innego, jak zbudowanie takiego systemu, w którym uzgodnione, opisane i zwizualizowane zasady pozwolą stworzyć granice łatwe do zrozumienia przez każdego pracownika. 4S pozwala więc osiągnąć „ramy”, które wskazują wytyczne działania i pozwalają na identyfikację wszelkich odstępstw od standardu. 

Piąte S jest procesem ciągłym, gdzie Lean Lider wraz z pracownikami przekształca problemy w wyzwania, dzień po dniu osiągając małe sukcesy tworzące stały postęp w organizacji miejsca pracy. Dobry Lider zapewnia oraz buduje środowisko pracy, które motywuje pracowników do inicjowania i wdrażania zmian. Sprawia, że organizacja skupia się na doskonaleniu, a nie tylko na „gaszeniu pożarów”. Ostatnie 5S wymaga od kadry Kierowniczej pełnego zaangażowania do poświecenia czasu i środków koniecznych, aby pracownicy poczuli przynależność do wyznaczonych celów. 

Według metodologii Lean/Kaizen, każdy moment i miejsce jest dobre, aby wprowadzać usprawnienia, a występujące problemy nie są postrzegane jako klęska, ale potencjał do doskonalenia. Każdy Pracownik, od Top Managementu po Pracowników liniowych, angażowany jest w systematyczne wyszukiwanie nawet najdrobniejszych możliwości rozwoju czy usprawnienia. Kto, jeśli nie sam Pracownik, wie najlepiej jak zaradzić trudnościom w miejscu pracy? Dzięki takiemu podejściu firma zyskuje coś więcej niż ciągłą poprawę – zyskuje zmotywowany zespół, który utożsamia się z firmą, ma prawo wyrażać swoją opinię i wpływać na rzeczywistość. Pracownicy czują się ważni, potrzebni, mają głos i moc decyzji. Taki klimat buduje wyjątkową kulturę organizacyjną – kulturę doskonalenia. 

Jak zapewnić doskonalenie?

Wdrożenie danego narzędzia Lean/Kaizen przy prawidłowym planie nie jest problemem, dlatego Lean Lider nie spoczywa na laurach. Wie, że to nie wdrożenie, tylko utrzymanie wymaga największego zaangażowania pracowników i konsekwencji działania. Po wykonaniu pierwszych etapów wdrożenia należy przejść do kolejnego, jakim jest audyt 5S na wybranych obszarach. Audyt, w którym potrafimy identyfikować problemy i dostrzegać nieprawidłowości odbiegające od standardów, jest niezbędnym etapem wdrożenia 5S. Wyznaczając osoby do roli Audytorów, Lean Lider kieruje się ich znajomością systemu, radzenia sobie z problemami oraz umiejętnościami miękkimi. 

Aby wdrożenie zakończyło się powodzeniem, musi zawierać jasne cele jego realizacji oraz etapy informujące o tym, czy założenia zostały osiągnięte. Stworzenie solidnych podstaw jest jednym z najważniejszych działań wymagających właściwego wdrożenia. Tak, jak dobrze zbudowany dom powinien mieć solidne fundamenty, tak też w firmie duży nacisk powinno się położyć na tworzenie dobrych podstaw, standardów. Organizacja miejsca pracy jest jednym z głównych początków przemiany firmy w myśl idei ciągłego doskonalenia. Lean Lider wraz z pracownikami pomaga w obserwacji i usprawnianiu zadań 5S, przez co łatwiej jest zaobserwować możliwości potencjalnego polepszenia metody pracy. Bezpośrednia obserwacja zadań powinna odbywać się w gemba, blisko pracowników. Pozytywnych aspektów wdrożenia standardów pracy jest wiele, zaczynając od zmierzenia, uproszczenia i poprawienia metody pracy, dzielenia się najlepszymi praktykami, po skrócenia czasu wytwarzania. Organizacja pracy pozwala na osiągnięcie w krótkim czasie efektywnych rezultatów, co przekłada się bezpośrednio na pracowników i ich zaangażowanie. Świadomość korzyści wynikających ze stosowania narzędzi w przełożeniu na rezultaty przynosi ogromne efekty. Zaufanie i wsparcie Lean Lidera to klucz do sukcesu, każdej zmiany.