Raport A3 – jak metoda Toyoty pomaga rozwiązywać problemy?

• Czym charakteryzuje się raport A3?  
• O czym pamiętać przed przygotowaniem raportu A3?  
• Etapy raportu A3  
• Jakie są zalety raportu A3 oraz dlaczego jest tak skuteczną metodą rozwiązywania problemów i doskonalenia?  

Zobacz również: Wdrażanie Lean w organizacji. Jak to zrobić i od czego zacząć?

O tym jak bardzo firma jest zaangażowana w doskonalenie świadczy między innymi sposób w jaki rozwiązuje problemy. Można by stwierdzić, że w rozwiązywaniu problemów nie ma większej filozofii. Chodzi o to, aby efekty przyszły szybko (czas w wielu wypadkach jest krytyczny) a wdrożone rozwiązania były na tyle skuteczne, by problem nie powrócił. Aby przejść dalej, w tym miejscu warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Jak to wygląda w praktyce w naszej organizacji? Czy mamy ustrukturyzowany sposób zgłaszania i rozwiązywania problemów? I przede wszystkim – czy zawsze jesteśmy zadowoleni z wyników? 

Jednym z wielu narzędzi używanych do rozwiązywania problemów w firmach zaangażowanych w doskonalenie i Lean jest arkusz A3, który zawdzięczamy Toyocie. Nazwa tej metody pochodzi od rozmiaru arkusza na którym wykonuje się raport A3. Dlaczego akurat ten format? Czy A4 nie byłby bardziej uniwersalny? W praktyce, umieszczenie wszystkich informacji na formacie A4 mogłoby być sporym wyzwaniem. Wymiary raportu A3 (297mm x 420mm) pozwalają zmieścić na formularzu wystarczającą ilość danych, liczb, opisów i grafik, jednocześnie nie dając możliwości umieszczania zbyt dużej ilości szczegółów. Dlatego przyjęto akurat ten format.  

Co ważne, raport A3 to uniwersalne narzędzie, które z powodzeniem możemy wykorzystać nie tylko do rozwiązywania już zaistniałych problemów, ale również do prowadzenia projektów usprawniających. 

Aby najlepiej wykorzystać potencjał raportu A3 do rozwiązania określonej trudności niezbędne jest kilka rzeczy:  

• Istotny problemu do rozwiązania oparty na podstawie liczb, danych, faktów. 
• Dostępu do Gemba, czyli miejsca wykonywania rzeczywistej pracy. Raport A3 powinien być wykonywany w miarę możliwości w pobliżu analizowanego problemu. Jeśli jest to wykonalne, należy zorganizować na produkcji miejsce do tworzenia formularza A3.  
• Zebranie zespołu przeprowadzającego analizę, z jednoznacznie wybranym liderem.  
• Arkusza A3 oraz ołówka (najlepiej z gumką).  

Tak samo jak przy metodzie mapowania procesu, arkusz i ołówek są bardziej elastyczne i dostosowane do realiów panujących na Gemba. Na kartce możemy na bieżąco zapisywać informacje dostarczane przez proces lub bezpośrednio od Operatora. Jeśli trzeba wprowadzić zmiany (przy rozwiązywaniu problemów to niemal pewne) – wymazujemy pierwotne informacje i notujemy nowe. Coraz częściej organizacje decydują się na korzystanie z raportu A3 w formie elektronicznej, np. w Excelu. Dyskusja na ten temat cały czas trwa. Gotowy formularz dostępny na komputerze zazwyczaj nakłada na nas pewne ramy, ale o tym innym razem. 

W literaturze możemy spotkać się z różnorodnym nazewnictwem poszczególnych etapów. Mało tego – czasem jest ich 6, a czasem 8. Tak naprawdę to nie kurczowe trzymanie się jednego schematu jest najważniejsze, lecz sekwencja postępowania i sposób myślenia.  

 Standardowe zastosowanie formularza A3 powinno zawierać następujące kroki: 

1. Definicja problemu. 
2. Analiza problemu. 
3. Określenie przyczyny źródłowej. 
4. Wybór rozwiązań. 
5. Testowanie rozwiązań. 
6. Ocena rozwiązania. 
7. Wprowadzenie nowego standardu. 

Widzimy tutaj zaszyty cykl PDCA, który wymaga od nas dyscypliny w przestrzeganiu pewnej sekwencji podczas działania. To właśnie dzięki tej sekwencji możemy: 

• Zdefiniować problem w oparciu o twarde dane i zbudować konkretny case, z którym chcemy pracować. 
• Odnaleźć miejsce gdzie problem został wykryty, kiedy oraz gdzie mógł powstać. 
• Zebrać dane do dalszej analizy potencjalnych przyczyn problemu. 
• Potwierdzić przyczynę źródłową, która odpowiada za wystąpienie problemu. 
• Wygenerować wiele rozwiązań do przyczyny źródłowej. 
• Wybrać kilka rozwiązań do testu pilotażowego. 
• Wdrożyć i ustandaryzować te rozwiązania, które działają. 
• Obliczyć zysk przed/po.

Etapy wynikają z siebie wzajemnie. Jeśli podczas rozwiązywania problemu któryś z powyższych etapów potraktujemy po macoszemu, to zazwyczaj analizowana trudność nie zostanie do końca rozwiązana i z pewnością do nas wróci.  

Przestrzeganie kolejności kroków pomaga również w odfiltrowaniu wszystkich nieistotnych informacji, a pozostawienie tych kluczowych, które dotyczą problemu. Dzięki temu raport zamykający przed sponsorem będzie bardzo konkretny i łatwy do zrozumienia dla osób, które nie uczestniczyły w analizie problemu. 

Kolejną zaletą formularza A3 jest jego elastyczność i możliwość dostosowania do złożoności problemu. To narzędzie powinno dostosować się do problemu, a nie odwrotnie. Trochę jak w historii o cieśli, dla którego wszystko wyglądało jak gwoździe, ponieważ jedynym narzędziem, którym potrafił się posługiwać, był młotek. 

W praktyce czasem naszym młotkiem będzie diagram Ishikawa, czasem 5xWhy, a jeszcze innym razem testy statystyczne, Pareto czy korelacja. Nie ma jednej uniwersalnej metody rozwiązywania wszystkich problemów, bo nie wszystkie problemy to gwoździe 🙂 Nie mamy wpływu na to jak wygląda problem, a wiedzę o tym, kiedy zastosować jaką metodę, zdobywamy poprzez doświadczenie i praktykę.  

Podczas prowadzenia projektów wielokrotnie miałem okazję przekonać się jak dobrze zrobiony raport A3 pozwala zawiązać nić porozumienia w międzynarodowym środowisku biznesowym, a także szybko i skutecznie rozwiązać problem. To wszystko dzięki strukturze raportu, która na każdym etapie wymaga interakcji z procesem i/lub ludźmi bezpośrednio biorącymi w nim udział.  

W efekcie mamy zebrane i potwierdzone dane na Gemba, które są bardzo wiarygodne i w większości przypadków sama prezentacja pozostaje już tylko formalnością. Cała praca została wykonana podczas tworzenia raportu, wszyscy są zaangażowani i przekonani do dalszych kroków, tzw. team work i team spirit. Patrzenie w tym samym kierunku przy udoskonalaniu przyspiesza rozwiązanie problemów, ułatwia utrzymanie tych rozwiązań oraz toruję drogę zgłębianiu innych problemów w przyszłości. 

Raport A3 opowiada historię o problemie, a każdy z etapów jest kolejnym rozdziałem. Mamy wstęp, rozwinięcie i zakończenie. O tym jakie to będzie zakończenie decyduje jakość danych jakich użyjemy w analizie. Na koniec warto wspomnieć o tym, że analizując trudności w organizacji zwiększamy naszą wiedzę o procesie oraz stajemy się coraz lepsi w rozwiązywaniu problemów. Dobra praktyka czyni mistrza. Dlatego też warto gromadzić wszystkie raporty A3 w jednym miejscu, do którego wszyscy zainteresowani będą mieli dostęp. To fundament i kultura organizacji, o które trzeba zadbać. 

Wojtek Michalski  

Trener Lean | Head of GMS Department in Demant 

Szkolenie Lean Lider   Szkolenie Lean w usługach