Prosty i czytelny obraz procesu – narzędzie SIPOC
W gąszczu codziennych zadań łatwo stracić z oczu szerszą perspektywę. SIPOC to proste narzędzie wizualne, będące integralną częścią metodyki DMAIC, które pozwala na ogólne poznanie procesu. Jego nazwa to akronim od angielskich słów: Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers.
Głównym założeniem narzędzia SIPOC jest zdefiniowanie granic procesu oraz zidentyfikowanie kluczowych elementów wpływających na proces. Jest to największą różnicą, kiedy porównujemy SIPOC z innymi narzędziami mapowania procesów jak np. Flowchart czy VSM. Inaczej niż przy Flowcharcie czy VSM, nie interesują nas szczegóły i detale procesu – zależy nam za to na uzyskaniu ogólnego obrazu. Obrazu „z lotu ptaka” (lub w języku angielskim tzw. Helicopter view).
Ten ogólny obraz procesu, pozwala uporządkować działania zespołu projektowego, wpierając między innymi definiowanie celu i zakresu projektu. Pozwala też zorientować się, na jakim „terenie” zespół będzie działał.
Rozkładamy akronim i samo narzędzie na czynniki pierwsze
Aby skutecznie korzystać z narzędzia SIPOC, musimy zrozumieć, co kryje się pod każdą z liter i na jakie pytania należy odpowiedzieć.
SIPOC to inaczej:
- Suppliers (Dostawcy), w tym miejscu odpowiedz na pytanie:
Kto dostarcza zasoby niezbędne do rozpoczęcia i realizacji procesu? Może to być zewnętrzny kontrahent, ale też inny dział w Twojej firmie.
- Inputs (Wejścia), istotna jest odpowiedź na pytanie:
Co dokładnie otrzymujemy od dostawców? Mogą to być surowce, dane, dokumenty lub np. konkretne informacje.
- Process (Proces): Seria 4–7 kluczowych kroków, które przekształcają „wejścia” w „wyjścia”.
Pamiętaj: tutaj interesują nas jedynie duże, ogólne kroki, bez wchodzenia w zawiłości i detale.
- Outputs (Wyjścia): co powstaje w wyniku procesu?
Może to być gotowy produkt, ale też odpad, raport, zatwierdzona faktura czy wysłany e-mail.
- Customers (Klienci): kim są odbiorcy „produktów” (wyjść) procesu?
Podobnie jak u dostawców – może to być klient końcowy lub kolega z biurka obok.
Jak stworzyć diagram SIPOC? Zastosuj metodę „od końca”
Choć czytamy od lewej do prawej, doświadczeni moderatorzy procesów sugerują, aby diagram SIPOC opracowywać w nieco innej kolejności. Takie podejście gwarantuje, że nie stracimy z oczu celu procesu. Poniżej opisano kroki postępowania przy tworzeniu diagramu SIPOC.
- Zdefiniuj proces: ustal punkt startowy i końcowy.
- Określ wyjścia (z ang. Outputs): co konkretnie powstaje?
- Zidentyfikuj klientów (z ang. Customers): kto na to czeka i czego potrzebuje do realizacji?
- Wskaż wejścia (z ang. Inputs): czego potrzebujemy, aby stworzyć te wyjścia?
- Dopasuj dostawców (z ang. Suppliers): kto nam to dostarcza?
Poniżej przykład dla narzędzia SIPOC w obszarze produkcyjnym
Największe zalety stosowania SIPOC w zespole projektowym
Dlaczego warto poświęcić czas na wykorzystanie narzędzia SIPOC? To proste – aby zwiększać świadomość i wiedzę o procesach w organizacji. Ponadto narzędzie to pozwala na:
- Budowanie fundamentu w fazie Define pod kolejne fazy zgodnie z metodyką DMAIC np. VSM w fazie Measure.SIPOC to fundament, na którym możesz później budować bardziej zaawansowane mapy, np. z wykorzystaniem metody mapowania strumienia wartości tj. z ang. value stream mapping.
- Samo narzędzie, jakim jest SIPOC pozwala na upewnienie się co do właściciela obszaru realizacji projektu (procesu, którego dotyczy).
- Narzędzie to dodatkowo wspomaga lidera projektu w doborze i konstrukcji zespołu projektowego pod kątem zwiększenia.
SIPOC to fundament Twojej efektywności
Przejrzysty obraz tego, kto, co i dla kogo robi, to najkrótsza droga do eliminacji marnotrawstwa lub wstępnej diagnozy procesu w ramach projektu Six Sigma, a także lepszej komunikacji wewnątrz firmy.
Jeśli czujesz, że w Twoich procesach panuje chaos, zacznij od zadania tych kilku prostych pytań. Zdziwisz się, jak wiele odpowiedzi przyniesie jeden prosty diagram.
Myślisz o sobie jako o Green lub Black Belcie? Chcesz otrzymać więcej informacji?
Zadzwoń lub napisz:
Karolina Klimek
781 772 384
karolina.klimek@abk.pl
Justyna Dzikowska
881 406 804
justyna.dzikowska@abk.pl
Polecane artykuły
Six Sigma
Six Sigma Green Belt – Kluczowe umiejętności i zastosowania w organizacjach
W dynamicznym środowisku biznesowym, niezależnie czy mówimy o sektorze usługowym, czy produkcyjnym, efektywność procesów jest kluczem do sukcesu. Poprawa efektywności procesów poprzez rozwiązywanie problemów to jedna z głównych aktywności, które są częścią pracy osoby pełniącej rolę Six Sigma Green Belt.
Osoba posiadająca certyfikat Six Sigma Green Belt, dysponuje unikalnym zestawem kompetencji, pozwalającym na identyfikację, analizę i eliminację problemów, niezależnie od branży i obszaru w którym występują. Niezależnie czy mowa o produkcji, logistyce, handlu czy usługach.
Six Sigma
Bo do tanga trzeba dwojga. Czyli o tym jak ułożyć sobie relację ze Sponsorem.
„Dziękuję bardzo, cieszę się.
Ale ja miałem naprawdę świetnego sponsora!”
To jest zdanie, które słyszymy niemal zawsze, kiedy mamy przyjemność oceniać wyjątkowo udane projekty Six Sigma.
Czy to podczas certyfikacji, czy jeszcze podczas trwania szkolenia. Pada ono zazwyczaj tuż po tym, kiedy gratulujemy liderowi udanej certyfikacji (Six Sigma Black Belt/Green Belt) i kiedy zwracamy uwagę na wyjątkowość zrealizowanych projektów.
Poznaj ofertę szkoleń
Lean Transformation
Leader
(Lean w usługach)
Lean Transformation Leader to 7-dniowy program rozwojowy dla obszaru usługowego (Lean w usługach) realizowany w Santander Consumer Bank i skoncentrowany na praktycznym prowadzeniu usprawnień i transformacji procesów.
o Lean Transformation Leader
