Brak czasu na projekt Six Sigma. Co robić?

• Sposoby, które mogą pomóc w uporaniu się z uporczywym brakiem czasu w projekcie Six Sigma.
• Pytania, jakie należy sobie zadać, gdy dotyka Cię ten problem.
• Brak czasu, czyli brak czego? Refleksja Kamila Torczewskiego w tym temacie.

Zobacz również: Która faza DMAIC jest najtrudniejsza?

Nowy miesiąc czy kwartał to dla wielu osób czas postanowień, celów i mobilizacji. Kolejny raz życzymy sobie, aby wreszcie udało nam się to, co jakoś nam się udać nie może. Uzyskanie certyfikatu Six Sigma Black Belt czy Green Belt też bywa takim postanowieniem. W wielu przypadkach zasadnym, jednak od dawna brakuje nam czasu, ciągle to odwlekamy, pojawiają się inne, pilne zadania i nowe priorytety. A niezbędne do certyfikacji projekty leżą odłogiem lub się niemiłosiernie dłużą. Okropne to, bo przecież chcemy! Przecież bardzo nam zależy! Ale jednak wciąż, nie działamy z taką dynamiką, jakbyśmy sobie tego życzyli. A najczęstszym tego powodem jest pewna powszechna dolegliwość – brak czasu. 

Dzisiaj chciałbym zaproponować kilka sposobów, które z mojego doświadczenia pomagają radzić sobie z problemem braku czasu na realizację projektu. Mam też w tym temacie pewną refleksję, ale ją zostawiam sobie na koniec. A póki co, kiedy brakuje Ci czasu to po pierwsze… 

Kontrakt na rozwiązanie problemu, to kluczowe wyjście z fazy DEFINE, każdego dobrze prowadzonego projektu DMAIC. Kontraktem tym, jest najczęściej uzgodniona i podpisana karta projektu. Jest ona miejscem, gdzie zebrane są wszystkie najważniejsze ustalenia z fazy DEFINE takie jak definicja problemu, celu, istotność biznesowa, miary i charakterystyki, zespół etc. Jest ona również miejscem na to, aby uzgodnić zasady pewnej wymiany – czyli z jednej strony tego co lider z zespołem zobowiązuje się dostarczyć, a z drugiej – czego lider z zespołem potrzebuje, aby to dostarczyć. I zazwyczaj jedną z potrzebnych rzeczy do dostarczenia rezultatów projektu jest dostępność czasu na jego realizację (czyż to nie oczywiste?). Czasu lidera, czasu członków zespołu, czasu urządzenia pomiarowego etc. A więc jeśli tej dostępności brakuje – w pierwszym kroku wróć do karty projektu i sprawdź, czy postarałeś się o nią w zawartym kontrakcie.  

Jeśli tak – ruszaj do sponsora (lub Championa) i egzekwuj to na co się umówiliście. I nic tu więcej nie ma do napisania. To jak bardzo poważnie będą traktowane zobowiązania na karcie projektu, zależy również od Ciebie. 

Jeśli nie – cudownie! Właśnie zbliżyłeś się do roli eksperta, rozumianego jako „ktoś kto w danej dziedzinie popełnia również błędy”. Tak, niezadbanie o potrzebny czas na etapie kontraktowania to błąd. Teraz możesz się z niego spokojnie uczyć i wyciągnąć wnioski na przyszłość. 

Kłopot „braku czasu” w praktyce oznacza często, że po prostu inne sprawy są na dany moment ważniejsze. Trzeba pilnie zająć się kompletacją dostawy, szybką odpowiedzią na reklamację, „zastąpieniem Andrzeja, który wyjechał do Meksyku” itd. Jest to często sytuacja, w której sprawy ważne i pilne, wypierają z pola widzenia sprawy bardzo ważne, acz niekoniecznie pilne (a tak można by opisać większość projektów DMAIC). W tego typu momentach, zalecam liderom powrót do uzasadnienia biznesowego, które powinno powstać w fazie DEFINE. Rzetelnie przygotowany tzw. „Bussines case”, powinien zawierać liczby, dane i fakty, które pokazują wagę problemu z punktu widzenia biznesu. Jeśli jest on solidnie przygotowany, to jego położenie na stole sprawia, że wszystkie owe pilne i ważne sprawy ulegają natychmiastowemu skurczeniu… A zatem: 

• Jeśli masz solidne uzasadnienie biznesowe – to właśnie jest jeden z tych momentów, w których powinieneś z niego skorzystać. Pamiętaj, że jako lider projektów DMAIC masz dbać w pierwszej kolejności o interesy biznesu (ujęte w owym „Bussines case”), a nie interesy lokalne (jak np. sytuacje w których kierownik produkcji chce abyś pomógł mu w organizacji obsady, a szef jakości każe Ci opracować nową kartę kontrolną, „Bo w lutym będzie audyt”).  

• Jeśli nie masz solidnego uzasadnienia biznesowego – należy zadać sobie wówczas pytanie czy i po co powinieneś się w ogóle tym tematem dalej zajmować? I szukając odpowiedzi pamiętaj, że lepiej dobrze w prawdzie zakończyć, niż źle w fikcji trwać. 

Termin „Personal case” ukułem na potrzeby tego artykułu jako przeciwwagę do „Bussines case”. O ile „istotność biznesowa projektu” jest odbiciem potrzeb biznesu, o tyle „istotność osobista”, to odbicie Twojej prawdziwej chęci i motywacji do tego, aby tym projektem się zajmować. To odpowiedź na pytanie na ile TY jesteś rzeczywiście przekonany, że to co robisz ma sens. Innymi słowy – czy Tobie w ogóle się chce?  

Pytanie to nie jest bezzasadne. Podzielę się tutaj tym, czego nauczyłem się przez lata prowadzenia konsultacji projektów DMAIC. Otóż, jeśli delikatnie (lub mniej) dopyta się lidera zgłaszającego problem „braku czasu” o poziom wewnętrznej motywacji do realizacji tego projektu, zaskakująco często odpowiedzią jest wartość poniżej 3 na 10 stopniowej skali. W moim rozumieniu, „brak czasu” nie jest tutaj problemem, a jedynie symptomem. Rozwiązania w takiej sytuacji podpowiadam dwa:  

• zamknij projekt i przestań współtworzyć fikcję – liderowi Six Sigma to zwyczajnie nie wypada. 
• poszukaj odpowiedzi na pytanie o to, co musiało by się zmienić, aby chciało Ci się chcieć. Jeśli jej nie znajdujesz lub odpowiedź jest niewykonalna – patrz pkt. wyżej.   

Zdaję sobie sprawę, że pewnie niejedna osoba mogłaby zacząć z tym nagłówkiem polemizować. I pewnie miała by rację. Chodzi mi jednak nie o to jak bardzo ktoś jest zajęty, ale jak postrzegamy czas jako zasób. Często osoby opowiadają o czasie w taki sposób, jakby doba innych ludzi miała trwać 3 razy dłużej niż moja. „Ty to masz dużo czasu, ja mam mało” albo powszechne: „W przyszłym miesiącu będę miał więcej czasu”. To brzmi tak, jakby dało się dobę wydłużać, skracać, zwalniać lub przyspieszać; jakby w zimie miała ona więcej godzin niż w lecie. Lub odwrotnie. Jakby w jednej firmie była ona dłuższa niż w innej, jakby na stanowisku Dyrektora czas biegł szybciej, albo wolniej… sam nie wiem. 

 Moja hipoteza tu jest taka, że dopóki tak właśnie o czasie będziemy myśleć, tak długo żadne z podanych powyżej rozwiązań nam istotnie nie pomoże. W podsumowaniu proponuję zatem, nauczyć się myśleć nieco inaczej. Szczerze namawiam do przyjęcia takiego założenia:  

„Pamiętaj, nigdy nie będziesz mieć więcej czasu”. 

Patrząc w ten sposób, bierzemy na siebie odpowiedzialność za to co robimy z danym nam czasem (którego wszyscy mamy tyle samo). Trudniej jest wtedy uzasadniać ewentualne niepowodzenia okolicznościami zewnętrznymi. Takie patrzenie jednak, choć trudne to pozwala brać sprawy w swoje ręce i skupiać energię tam, gdzie mamy na coś realny wpływ. Kiedy przestaję dyskutować z ilością dostępnego czasu, mogę skupić się na tym jak to co jest wykorzystać. Dla mnie to najlepsza droga do satysfakcjonującej pracy i w ogóle – satysfakcjonującego życia. Choć oczywiście, mogę się mylić. Jeśli znasz inne sposoby, chętnie wysłucham… 

KamiL Torczewski – Prezes Zarządu Akademii Białego Kruka

Szkolenie Six Sigma Green Belt | Szkolenie Six Sigma Black Belt | Szkolenia dedykowane dla firm