Czy karta projektu jest rzeczywiście tak istotna?

• Czym jest karta projektu? Na jakie pytania odpowiada?
• Jakie role pełni karta projektu w projekcie DMAIC?
• Czy karta projektu jest rzeczywiście tak istotna?

Zobacz również: Czym jest Six Sigma? Zastosowanie, etapy, efekty

Zacznę od pointy: tak, jest szalenie istotna. I jeśli to wiesz, to śmiało możesz poświęcić swój czas na inny artykuł. Jeśli jednak sam zadajesz sobie to pytanie i masz wątpliwości – zapraszam do lektury. Postaram się krótko uzasadnić, czemu ten kawałek papieru może mieć w projekcie Six Sigma tak duże znaczenie.

Jest to najczęściej jednostronicowy dokument zawierający najważniejsze informacje o projekcie, gromadzone przede wszystkim w fazie DEFINE. Odpowiada na pytania takie jak np.:

• Na czym polega problem?
• W którym procesie występuje?
• Jakie są granice tego procesu?
• Kim są klienci procesu i jakie jest dla nich znaczenie problemu?
• Jaka jest dotkliwość biznesowa danego problemu?
• Jakie są konsekwencje nierozwiązania problemu?
• Co jest potrzebne do podjęcia pracy nad rozwiązaniem problemu?
• Kiedy i jak ma się to odbywać?
• …

Dokument ten tworzony jest w trakcie fazy DEFINE, a następnie w toku przebiegu projektu aktualizowany. Zakończona, podpisana karta projektu to najważniejszy produkt wyjściowy z dobrze poprowadzonej fazy DEFINE. Aby odpowiedzieć na pytanie, dlaczego jest tak istotna, proponuje przyjrzeć się 3 rolom, które pełni ona w projekcie.

Mając w rękach prawidłowo wypełnioną kartę projektu (niezależnie od etapu, na którym się ona aktualnie znajduję) możecie dowiedzieć się wszystkich najważniejszych informacji o owym przedsięwzięciu. Patrzący na nią menedżer, Master Black Belt czy Audytor może dowiedzieć się szybko jaki jest status projektu i aktualnie osiągane przez proces wyniki. Dowie się nad czym zespół pracuje, kto jest w tym zespole, jaki jest harmonogram prac, o co ten zespół w procesie walczy, kto sponsoruje te wysiłki.

Jest to więc bardzo wygodne i praktyczne narzędzie komunikacji w ramach projektu, ale też na styku lidera z resztą organizacji. Można by pokusić się o porównanie, że dobrze prowadzona karta projektu jest jak karta pacjenta w szpitalu. Dyżurny lekarz, przeprowadzając codzienny obchód, biorąc ją do ręki, szybko dowie się kim jest pacjent, jaka jest historia choroby i jak wygląda dotychczasowy przebieg procesu leczenia. Nawet, jeśli to jego pierwszy dzień na nowym oddziale. Ma to sens? Moim zdaniem tak. Czy ktoś chciałby być pacjentem, którego karta się gdzieś zgubiła?

Tak, karta projektu jest sama w sobie narzędziem, które wspiera realizację fazy DEFINE. Można powiedzieć, że jest rodzajem checklisty, a pola które zawiera tożsame są z informacjami które należy pozyskać w fazie DEFINE. Przebiegowi fazy DEFINE, towarzyszy więc stopniowe uzupełnianie karty projektu.

Jej kompletne wypełnienie i przygotowanie do podpisania jest sygnałem, że faza DEFINE zbliża się do końca. Wypełniana na bieżąco karta projektu pomaga uniknąć błędu pominięcia istotnych w tej fazie elementów (jak np. kontrmiary, role w zespole czy harmonogram). Pomimo swojej prostoty (albo dzięki niej) wszelkie checklisty to niezwykle skuteczne narzędzia. Nie inaczej jest z kartą projektu, jeśli właśnie tak zdecydujesz się na nią popatrzeć.

Na koniec rola ostatnia, lecz moim zdaniem najważniejsza. Karta projektu to kontrakt, który zawierają między sobą lider oraz Sponsor projektu (trzecia stroną jest też często Six Sigma Champion). Jest to podpisywana przez strony umowa, na rozwiązanie konkretnego problemu biznesowego. I jak to umowa – stanowi potwierdzenie uzgodnionego celu, zakresu prac oraz dostępu do środków potrzebnych na jej realizację. Moje doświadczenie mówi mi, że cała masa trudności, które napotyka w swojej pracy lider na późniejszych etapach realizacji projektu, ma swoje źródła właśnie w słabym kontrakcie. Lub co gorsza  – całkowitym jego braku. Mowa tutaj między innymi o trudnościach wynikających z niewłaściwego zdefiniowania problemu, zbyt szerokiego zakresu, nie dość dobrze umocowanego uzasadnienia biznesowego, błędnego wyboru zespołu, nieadekwatnego celu etc. Również najważniejszy kłopot wielu liderów – czyli brak wsparcia/zainteresowania projektem ze strony Sponsora, to również często wynik niewłaściwego zakontraktowania.

Z drugiej strony, dobrze przygotowana karta projektu, podpisana, traktowana z powagą jak na pisemną umowę przystało – jest kluczowym zasobem lidera w organizowaniu wsparcia i zasobów do realizacji projektu. Jeśli masz w rękach podpisaną umowę, nie bój się jej egzekwować i domagać się tego, na co się ze sponsorem umówiliście. Wiem, że często to trudne, jednak to na prawdę najlepsza rada jaką znam, która pomaga w wielu podbramkowych sytuacjach. By to jednak było możliwe, trzeba mieć w ręce podpisany kontrakt. Jeśli go nie ma lub jest on „rozmyty”, niekonkretny, błahy – wówczas często niewiele można poradzić

Mówiąc o znaczeniu karty projektu, często przywołuję pewną analogię. Otóż wyobraź sobie, że chcesz zlecić remont łazienki. Czy nie wydaje Ci się sensowne, aby przed wpuszczeniem do domu fachowców (oby), uzgodnić z wykonawcą kilka rzeczy? Czy jest jasne co dokładnie mają oni wykonać? Jaki jest zakres prac? Jakie ma być ich wynagrodzenie? Kiedy płatne? Czego będą potrzebować do realizacji zlecenia? Etc. Pozostając w tej analogii, zaniedbania w pracy nad kartą projektu przypominają wówczas sytuację w stylu „Panie, najpierw skujemy kafelki, a potem się zobaczy…”. Nie polecam. Choć oczywiście, mogę się mylić.

Szkolenie Six Sigma Black Belt  |  Szkolenie Six Sigma Green Belt