Czy Sponsor może być członkiem zespołu?

To zaskakująco częste pytanie, które zadają liderzy projektów usprawniających. I jak to zazwyczaj bywa – nie ma jednej właściwej odpowiedzi. Za to jest taka, do której ja się najbardziej skłaniam. A brzmi ona „Nie”. Albo „Zazwyczaj lepiej nie”. Poniżej wyjaśniam dlaczego.

W artykule

Jakie powinny być cechy „dobrego” Sponsora projektu Six Sigma?
Role i odpowiedzialność w projekcie Six Sigma.
Jak obecność Sponsora w zespole może wpływać na pozostałych współpracowników?
Sytuacja, w której Sponsor jest liderem projektu.

Zobacz również: Pokolenie Y. Co sądzi o Six Sigma i Lean?

Dobry Sponsor, czyli jaki?

Dobry sponsor, to taki który się przede wszystkim, projektem się interesuje. Pyta o progres, o ewentualne kłopoty, o potrzebne liderowi wsparcie. Sprawdza co się w projekcie dzieje i trzyma rękę na pulsie. Jeśli więc zgłasza nam Sponsor chęć udziału w zespole to chyba dobrze, czyż nie? No właśnie nie. A za przykład, niech posłuży nam hipotetyczna sytuacja, z poza świata biznesu i usprawniania procesów. Wyobraź sobie, że…

…jesteś liderem ekipy remontowej, która ma wyremontować łazienkę. I jest człowiek, który to zadanie zleca. I to on wie na czym polega dziś problem oraz ile jest w stanie zapłacić (czasu, pieniędzy i zrobionej Wam kawy) za jego rozwiązanie. To on wie jakie chce kafelki, gdzie chciałby aby była nowa umywalka oraz gniazdko elektryczne. I do tego momentu wszystko jest na miejscu, zastanów się jednak – czy chciałbyś aby on (Twój zleceniodawca) wskoczył w ciuchy robocze, zakasał rękawy i się do Was przyłączył? „To ja Wam Panowie pomogę! Będzie szybciej!”.

O ile w sytuacji remontu łazienki, dość łatwo zobaczyć, jak kłopotliwa jest to sytuacja, o tyle w biznesie już nieco trudniej. Nie zmienia to jednak faktu, że sytuacja w której zleceniodawca (Sponsor) jest częścią zespołu wykonawczego, prowadzi, albo może prowadzić do szeregu kłopotliwych sytuacji. Między innymi do pomieszania ról i odpowiedzialności. A te powinny być następujące:

Lider – wstępne rozpoznanie tematu, uzgodnienie kontraktu ze Sponsorem (problem, cel, harmonogram, zasoby etc.), powołanie zespołu i późniejsze jego przeprowadzenie przez metodykę (DMAIC czy dowolną inną).
Członkowie zespołu – wspólne rozwiązanie problemu.
Sponsor – zadbanie o to aby projekt wspierał cele biznesowe i mógł toczyć się bez przeszkód.

Uważam, że najbardziej czytelna i klarowna jest sytuacja, w której zespół z liderem na czele rozwiązuje problem, lider komunikuje się ze Sponsorem w sprawie aktualnego statusu i kluczowych decyzji biznesowych, a Sponsor dba, aby sprawy toczyły się najszybciej i najsprawniej jak to możliwe. Taki podział zadań i odpowiedzialności sprzyja dobrej dynamice projektu. Zmniejsza też prawdopodobieństwo wystąpienia jeszcze innego kłopotu – sytuacji, w której mamy w zespole relacje PRZEŁOŻONY-PODWŁADNY. Samo ich istnienie nie musi być ograniczeniem – czasami relacje te są tak dobrze poukładane, że nie wpływają negatywnie na pracę w grupie. Często jednak, obecność osoby reprezentującej kadrę menedżerską, jest dla części osób z zespołu paraliżująca (zwłaszcza jeśli różnica w strukturze jest duża, np.: operator wózka – dyrektor logistyki). Jest to odczuwalne najmocniej w tych etapach projektu, kiedy potrzebny jest dostęp do niczym nie skrępowanej kreatywności (w przypadku projektów Six Sigma, głównie na etapach Measure oraz Improve). Obecność Sponsora w grupie, może wówczas powodować, że trudniej będzie nam mówić o „z pozoru głupotach”, czy też o dostrzeganych „patologiach w sposobie zarządzania”. A tego właśnie – otwartości – wymaga proces twórczy. Dla mnie jest to kolejny powód do tego, aby dwa razy zastanowić się, zanim zdecydujemy się na uwzględnienie Sponsora w zespole projektowym.

Lepszy taki, niż inny

Od Sponsora, który za wszelką cenę chce być częścią zespołu, zdecydowanie gorszy jest ten, który w ogóle ma Twój zespół w nosie. Ciebie przy okazji też. To taki Sponsor, który oczekuje wyników i kropka. Nie ważne jak, ważne aby dużo i szybko. Z tak nastawionym Sponsorem, najlepiej w ogóle nie podejmować żadnych zobowiązań i nie realizować dla niego projektów. Od niego gorszy jest jeszcze tylko jeden przypadek – Sponsor, który nawet wyników nie oczekuje i dla którego mógłbyś w zasadzie nie istnieć.

Dlatego – jeśli Twój Sponsor tak bardzo interesuje się tematem, że aż chce być w zespole projektowym – doceń to, podziękuj i grzecznie wyjaśnij czego zamiast tego potrzebujesz. I postaraj się doprowadzić do ustalenia czytelnych dla Was obu warunków współpracy.

Jeszcze o jednej, wyjątkowej sytuacji

Czyli o sytuacji, w której to Sponsor jest liderem projektu. Tak się czasem zdarza i trudno sobie z tą sytuacją inaczej poradzić niż poprzez jej akceptację. Bywa tak, że na kursy Six Sigma Black Belt/Green Belt trafiają osoby na stanowiskach kierowniczych i pierwsze projekty, które prowadzą, są projektami w obszarach, którymi formalnie kierują. Zalecałbym tutaj uważność i szczególną ostrożność. Nie chcę powiedzieć, że takie projekty nie mają racji bytu, namawiam jednak do tego aby z jeszcze większą świadomością próbować obserwować to co się w projekcie dzieje, kiedy próbujecie w jednej osobie pomieścić dwie role. Może to być doświadczenie zarówno trudne, jak i rozwijające. Jeśli masz jednak poczucie, że więcej z takiej sytuacji będzie kłopotów niż korzyści, zawsze pozostaje alternatywa – poszukanie projektu w innym obszarze.

Podsumowanie

Wszystko co napisałem powyżej, proszę traktuj jak sugestię, a nie zalecenie. I to bardziej sugestię do przemyślenia i zastanowienia niż bezwzględnego zastosowania. Uważam bowiem, że w zasadzie każda sytuacja i każda kombinacja jest możliwa. I nie jest tak, że zawsze jednoznacznie coś będzie albo dobre albo złe. Dlatego uważam, że najważniejsza jest świadomość, zatrzymanie się i przemyślenie. Uwzględniając różne za i przeciw. Niektóre z „przeciw” starałem się tutaj pokazać. W Twoim konkretnym przypadku, mogą jednak wystąpić różne „za”, o których ja nie mam pojęcia. A poza tym – wiadomo, też mogę się mylić.

Szkolenie Six Sigma Green Belt Szkolenie Six Sigma Black Belt