Diagram Pareto jako podstawa analizy biznesowo-procesowej

Zasada Pareto, została sformułowana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto. Zaobserwował on, że około 80% bogactwa we współczesnych mu Włoszech jest w posiadaniu 20% społeczeństwa. Z czasem okazało się, że ta proporcja ma zastosowanie w wielu innych dziedzinach życia.

W kontekście analizy procesów biznesowych, zasada ta sugeruje, że 80% problemów, opóźnień czy kosztów w procesach wynika z zaledwie 20% przyczyn.

Przykładowo:

• w firmie produkcyjnej 80% wad produktów może być spowodowane przez 20% wszystkich możliwych przyczyn.
• w obsłudze klienta, 80% skarg może dotyczyć 20% oferowanych usług.

Zrozumienie tej zależności jest kluczowe, ponieważ pozwala skierować zasoby i energię dokładnie tam, gdzie przyniesie to największe korzyści.

Diagram Pareto to rodzaj wykresu, który łączy w sobie wykres słupkowy i liniowy. Słupki, uporządkowane od najwyższego do najniższego, reprezentują poszczególne przyczyny problemów (np. rodzaje błędów, źródła opóźnień) i wielkość ich wpływu (np. częstotliwość, koszt itp.). Linia, zwana krzywą Lorenza, pokazuje skumulowany procentowy udział tych przyczyn.

Dzięki takiej prezentacji danych, na pierwszy rzut oka widać, które czynniki mają największy wpływ na analizowany problem. To właśnie te nieliczne, ale „wysokie” słupki po lewej stronie wykresu stanowią te kluczowe kilka przyczyn, na których należy się skoncentrować, aby osiągnąć największą część skutku.

Tworzenie Diagramu Pareto jest procesem stosunkowo prostym i można go wykonać przy użyciu popularnych arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Microsoft Excel lub kompleksowych pakietów statystycznych jak np. MiniTab. Oto podstawowe kroki:

1. Zdefiniuj problem i zbierz dane: określ, jaki problem chcesz przeanalizować (np. przyczyny reklamacji) i zbierz dane dotyczące częstotliwości występowania poszczególnych przyczyn w określonym czasie.
2. Uporządkuj dane: uszereguj zebrane przyczyny od najczęściej występującej do najrzadszej.
3. Oblicz udział procentowy i skumulowany: dla każdej przyczyny oblicz jej procentowy udział w całości problemu, a następnie oblicz skumulowany procent, dodając kolejno udziały procentowe.
4. Narysuj wykres: stwórz wykres słupkowy dla częstotliwości występowania przyczyn
   (w porządku malejącym) oraz wykres liniowy dla skumulowanego udziału procentowego na tej samej osi.

Interpretacja gotowego diagramu polega na zidentyfikowaniu punktu, w którym krzywa Lorenza osiąga wartość około 80%. Przyczyny znajdujące się na lewo od tego punktu to te, które powinny stać się priorytetem w działaniach naprawczych.

Rozpatrzmy następujący przykład wad w procesie:

Wykorzystajmy arkusz kalkulacyjny do budowy Diagramu Pareto. Aby to zrobić w pierwszej kolejności dodajmy niezbędne dane do tabeli.

Obecnie posiadamy wszystkie dane niezbędne do wykreślenia diagramu:

Wykres ten można również przygotować z wykorzystaniem pakietu statystycznego MiniTab:

Aby to zrobić należy w pierwszej kolejności przygotować dane:

Wprowadzić niezbędne informacje w zakładce „Pareto Chart” w pakiecie statystycznym:

I wykreślić wykres:

Interpretacja obu, utworzonych wykresów:

Dwa różniące się wizualnie wykresy, utworzone z wykorzystaniem dwóch różnych narzędzi, które statystyk interpretuję tak samo:

• Z perspektywy rodzaju wady największą liczbę stanowią wady „brakujący sworzeń” – 43,3% wszystkich wad.
• Biorąc pod uwagę dwie pierwsze wady tj. „brakujący sworzeń” oraz „ostre krawędzie” – stanowią one już 66,7% wszystkich wad.
• Sygnał procesowy jest prosty – z perspektywy liczby wad, zajmij się redukcją lub eliminacją wad związanych z brakującym sworzniem, czyli problemem największym
  w Twoim procesie.

Analiza biznesowa powyższego przykładu: biorąc pod uwagę aspekt biznesowy należy dla powyższej analizy przeprowadzić podobną analizę, biorącą pod uwagę np. koszt związany
z poszczególnymi, wyżej wypisanymi wadami.

Wdrożenie analizy Pareto w strategię zarządzania procesami przynosi szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim pozwala na:

• identyfikację kluczowych problemów: skupia uwagę na najważniejszych przyczynach, eliminując marnotrawstwo czasu na analizę mniej istotnych czynników z perspektywy procesowo-biznesowej
• efektywną alokację zasobów: umożliwia skierowanie sił, środków finansowych i czasu pracowników tam, gdzie przyniesie to największy zwrot z inwestycji
• poprawę jakości i wydajności: koncentracja na eliminacji głównych źródeł błędów prowadzi do znaczącej poprawy jakości produktów i usług oraz ogólnej wydajności procesów
• lepsze podejmowanie decyzji: dostarcza klarownych, opartych na danych argumentów, które wspierają podejmowanie strategicznych decyzji

Pozwala on liderom i analitykom przejść od gaszenia pożarów do proaktywnego i strategicznego zarządzania, koncentrując się na tym, co naprawdę ma znaczenie – w myśl zasady 80/20 😊

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wybrać odpowiednie szkolenie lub uszyjemy je na miarę Twoich potrzeb.

Na Twoje pytania czekają: