Dlaczego Lean w finansach ma znaczenie? Kluczowe korzyści i narzędzia.

Czy Lean management sprawdzi się w finansach? Czy ten kiedyś pachnący wyłącznie produkcją sposób na funkcjonowanie firm można z powodzeniem wprowadzić i stosować w bankach lub innych instytucjach finansowych ?

Pomimo pewnych różnic związanych choćby z produktem procesu (śrubka vs informacja) czy zdecydowanie bardziej krzyżujących się w usługach niż produkcji strumieni wartości, w każdym środowisku spotykamy przecież marnotrawstwa.

W świecie finansów pojawia się wiele mniej lub bardziej zrozumiałych pojęć, ale jedno jest najważniejsze – KLIENT. A właściwie poziom satysfakcji Klienta. Nieważne jakiego narzędzia użyto do jego zbadania – NPS, CSAT czy CES. Najważniejsze, by dana instytucja posiadała jak najwięcej zadowolonych i lojalnych klientów.

Korzyści z Lean

Można zaryzykować stwierdzenie, że Lean dla instytucji finansowych to najlepsza lokata 😊

W sektorze finansów, gdzie konkurencja jest wyjątkowo silna, każde wyeliminowane marnotrawstwo to szansa na redukcję kosztów operacyjnych. To także poprawa produktywności i efektywności skutkująca sprawniejszą obsługą klientów, zarówno w oddziale banku, jak i on-line, szybszą realizacją transakcji czy też zarządzaniem posiadaną dokumentacją. Lean pomaga też wzmocnić konkurencyjność firm z tego obszaru poprzez eliminację błędów, przy użyciu prostych i stale niezawodnych narzędzi.

Zmniejszenie kosztów wysyłki monitów o 28 %, zmniejszenie o 32 % ilości różnic inwentaryzacyjnych, czy też skrócenie o 34 % procesu obsługi faktur to tylko niektóre przykłady zastosowania Lean w finansach, z jakimi mogliśmy się spotkać podczas naszych warsztatów.

Poznaj swoje procesy
czyli słów kilka o VSM

Zanim zacznie się naprawiać procesy należy je najpierw poznać. Mapowanie procesu może się odbyć przy pomocy różnych narzędzi – flowchart, sipoc, VSM, makigami itp.

Value Stream Mapping – mapowanie strumienia wartości – zyskujące coraz większą popularność w obszarze finansów narzędzie. Pozwala na poznanie procesu z kilku perspektyw – m.in. przebiegu procesu, użytych zasobów, czasów realizacji poszczególnych kroków, bądź czasów oczekiwania itd. To narzędzie z powodzeniem pomoże zidentyfikować i wyeliminować marnotrawstwa, by stworzyć na daną chwilę nowe oblicze procesu.

Warto posłuchać:

Standard to podstawa

Czy załatwienie tej samej sprawy w banku, za każdym razem inaczej, jest dla Ciebie akceptowalne? Pewnie nie.
Praca standaryzowana – tak samo jak w produkcji, to kluczowy element redukcji defektów i usprawnienia operacji finansowych. Praca standaryzowana to podstawa do wykonywania zadań zgodnie z najlepszymi praktykami poprzez eliminację zmienności.

Wiele firm myśląc o przewadze konkurencyjnej myśli o rozwiązaniach rewolucyjnych, jak odkrycie nowego koła, czy prochu. Nowe koło na pewno przyniesie spektakularne korzyści. O ile się je odkryje. Natomiast, dużo skuteczniejsze jest stworzenie kultury ciągłego doskonalenia poprzez wdrażanie kaizenów, czyli drobnych usprawnień w codziennej pracy. To te usprawnienia, o ile będą wdrażane systematycznie, przyniosą większe korzyści.

To co w ostatnim czasie przykuwa uwagę w branży finansowej to automatyzacja procesów. Procesów powtarzalnych, czasochłonnych, często mniej wartościowych z punktu widzenia organizacji. Automatyczne generowanie ofert, wysyłanie przypomnień o płatnościach czy wystawianie faktur to tylko niektóre przykłady takich działań. Automat powinien charakteryzować się niezawodnością, dlatego niezbędne jest „zaszycie” w procesach elementu kontrolnego, takiego jak poka-yoke.

Poka – yoke (ang. mistake proofing) to skuteczna metoda tworzenia procesów odpornych na błędy. W finansach zauważalna poprzez automatyzację działań lub zastosowanie takich rozwiązań, które uniemożliwią popełnienie pomyłki lub szybkie jej wykrycie. To narzędzie świetnie się sprawdzi np. podczas wprowadzania danych w czasie rzeczywistym, redukując ryzyko błędnych transakcji.

Jaka przyszłość Lean w finansach?

Lean w finansach wygląda obiecująco i jego zastosowanie będzie się rozwijać wraz z postępem technologicznym. Nawet tak mocno rozwijająca się sztuczna inteligencja, będzie bardziej wspierać, niż wypierać Lean z finansów, pozwalając na automatyzację jeszcze bardziej złożonych procesów.

Podsumowując, wdrażanie Lean to droga do budowania organizacji coraz bardziej elastycznych i innowacyjnych, w szczególności w silnie zmieniającym się otoczeniu prawnym.