Efektywne zarządzanie procesami – Lekcje Jednopunktowe (One Point Lesson – OPL)

Dzięki temu, pracownicy mogą szybko przyswajać nowe standardy i procedury, co przyczynia się do ciągłego doskonalenia procesów i podnoszenia efektywności pracy.

Lekcje Jednopunktowe (OPL) są niezwykle pomocne w procesie onboardingu (czyli wdrożenia nowych pracowników) oraz w zarządzaniu różnicami pokoleniowymi w miejscu pracy:

• Onboarding pracowników –OPL są idealnym narzędziem do szybkiego i efektywnego wprowadzenia nowych pracowników do firmy. Dzięki swojej prostocie i jednoznaczności, OPL pozwalają na szybkie przyswajanie kluczowych informacji oraz umiejętności niezbędnych do wykonywania obowiązków. Nowi pracownicy mogą łatwo zrozumieć standardy i procedury obowiązujące w firmie, co skraca czas potrzebny na pełne wdrożenie się do pracy. Wizualne przedstawienie informacji w OPL pomaga również w lepszym zapamiętywaniu i zrozumieniu przekazywanych treści.
• Zarządzanie różnicami pokoleniowymi– Współczesne miejsca pracy często składają się z pracowników różnych pokoleń, co może prowadzić do różnic w stylach pracy, komunikacji i oczekiwaniach. OPL pomagają w zarządzaniu tymi różnicami, ponieważ to uniwersalne narzędzie, które może być zrozumiane przez wszystkich, niezależnie od wieku czy doświadczenia. Dzięki jasnym i wizualnym instrukcjom, OPL mogą być łatwo przyswajane przez pracowników z różnych pokoleń, co sprzyja lepszej współpracy i zrozumieniu w zespole. Ponadto, OPL mogą być dostosowywane do różnych stylów uczenia się, co sprawia, że są bardziej efektywne w przekazywaniu wiedzy.

• Cel i zakres instrukcji – poprawa procesów

Instrukcja dotycząca OPL ma zapewnić prawidłowe tworzenie dokumentów, które dotyczą jednego kluczowego zagadnienia i mogą być stosowane we wszystkich procesach firmy.

• Odpowiedzialności w procesie tworzenia OPL – zarządzanie dokumentacją

Jasne zasady polegające na przydzieleniu roli i odpowiedzialności dotyczących opracowania, uzgodnienia i akceptację treści danej OPL jak i zrozumienia czy tworzony dokument będzie systemowy, czyli powiązany np. z daną procedurą w organizacji. Odpowiedzialność to także zarządzania wzorami i rejestrem OPL.

• Definicja i tworzenie OPL – kluczowe zagadnienia

Lekcja jednopunktowa to jednostronicowy dokument, zawierający wizualne i tekstowe przedstawienie stanu docelowego jednego kluczowego zagadnienia lub umiejętności.

• Przygotowanie treści i zasady formatowania – wizualizacja i czytelność

Treść OPL powinna być jasna, zrozumiała, zawierać przykłady i wizualizacje porównujące stan nieprawidłowy i docelowy.

Korzyści OPL:

• Szybkość i efektywność: OPL umożliwiają szybkie przyswajanie kluczowych informacji i umiejętności, co jest szczególnie ważne w procesie onboardingu pracowników.
• Jasność i jednoznaczność: Dzięki wizualnemu przedstawieniu informacji, OPL są łatwe do zrozumienia i zapamiętania przez pracowników.
• Standaryzacja procesów: OPL pomagają w utrzymaniu jednolitych standardów i procedur w całej firmie.
• Zarządzanie różnicami pokoleniowymi: OPL są uniwersalnym narzędziem, które może być zrozumiane przez pracowników różnych pokoleń, co sprzyja lepszej współpracy i zrozumieniu w zespole.

Wady OPL:

• Ograniczona ilość informacji: Ze względu na swoją formę, OPL mogą zawierać tylko jedno kluczowe zagadnienie lub umiejętność, co może być niewystarczające w przypadku bardziej złożonych tematów.
• Potrzeba aktualizacji: OPL wymaga aktualizacji, aby zachować aktualność i użyteczność, co może być czasochłonne.
• Zależność od wizualizacji: Skuteczność OPL w dużej mierze zależy od jakości wizualizacji, co może stanowić wyzwanie w przypadku bardziej abstrakcyjnych zagadnień.

Podsumowując, Lekcje Jednopunktowe (OPL) są wartościowym narzędziem w zarządzaniu procesami, które przyczyniają się do poprawy efektywności, jakości i współpracy w firmie. Jednakże, jak każde narzędzie, mają swoje ograniczenia, które należy uwzględnić przy ich stosowaniu.

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wybrać odpowiednie szkolenie lub uszyjemy je na miarę Twoich potrzeb.

Na Twoje pytania czekają: