Jak określić zakres projektu DMAIC?

• Czym jest zakres projektu w Six Sigma?
• Na jakim etapie określamy zakres projektu DMAIC?
• Metoda określania zakresu projektu DMAIC, czyli jak to zrobić?
• Narzędzia i dobra praktyka w określaniu zakresu projektu.
• Czy zakres projektu można zmienić?

Zobacz również: Czy Sponsor może być członkiem zespołu?

Prowadząc projekty doskonalące i pracując z zespołami projektowymi, zauważyłem, że często mają oni kłopot z tym, jak określić zakres projektu DMAIC, wykazując brak zrozumienia jego istoty i nie wiedząc jak do tego podejść. Tytułowe pytanie można potraktować bardzo szczegółowo – przykłady poniżej – bądź ogólnikowo, zamykając w sentencji „nie próbujemy gotować oceanu”. Rozwinięcie pierwszej części również da odpowiedź na tę drugą.

Zakres projektu związany jest z między innymi z definicją, która charakteryzuje czym jest dobry projekt DMAIC – „jest ograniczony (w czasie i zakresie)”. To ograniczenie, które może być mylnie interpretowane jest podstawą do określenia zakresu. Zakres projektu DMAIC to więc granice w ramach których funkcjonuje projekt, co jest oraz co NIE JEST obszarem zainteresowania pod względem odpowiedzialności zespołu Six Sigma.

Zakres projektu DMAIC określamy w fazie Define. Najczęściej punkt ten jest zawarty w Karcie Projektu/Kontrakcie. Określa to, czym będzie się zajmował zespół projektowy, a może bardziej to czym NIE BĘDZIE się zajmował. Pamięć ludzka (nawet Six Sigmowca i Sponsora) jest ulotna i to, co ustalaliśmy na początku trwania projektu nie musi być zapamiętane na koniec. Pamiętajmy, że projekty trwają od 3-4 miesięcy (poziom Six Sigma Green Belt) do 6-8 miesięcy (poziom Six Sigma Black Belt). Zapis odnośnie zakresu projektu DMAIC (jak i pozostałe części w Karcie) jest drogowskazem, „prawdziwą północą” dla Zespołu, Lidera, Sponsora oraz Zarządu.

Jedna z możliwych metod to tzw. wewnątrz / na zewnątrz (z ang. IN/OUT frame). Wyobraźmy sobie obraz z ramą: wszystko co Zespól z Liderem ustali – np. produkowany asortyment, dostawca, maszyna, departament itp. i finalnie zatwierdzi Sponsor wewnątrz obrazu (IN) to zakres projektu. Wszystko co jest poza obrazem znajduje się już poza zakresem projektu. Natomiast pozostałe tematy, które „wpadły” w ramę obrazu np. lokalizacja muszą być wyjaśnione i przypisane do „wewnątrz” bądź „poza ramę” przed finalnym podpisaniem Kontraktu. Poprawnie przeprowadzenie tego punktu definiuje zakres projektu oraz to czym zespół nie będzie się zajmował w ramach tego projektu. Brzmi skomplikowanie? Zobaczmy na przykładzie:

• IN (zakres) – to aktualny asortyment produkowanego produktu,
• OUT (poza zakresem) – to zmiana techniczna od Klienta (jeśli się pojawi w trakcie trwania projektu) odnośnie asortymentu.

W fazie Define zespół uważnie przygląda się na procesowi używając takiego narzędzia jak SIPOC. Tam zdefiniowane są dwa bardzo ważne punkty: START i STOP procesu. One również pomagają zdefiniować zakres projektu.

Dobra praktyka w tej materii to najprostszy flipchart bądź tablica – rysujemy ramę obrazu i np. za pomocą karteczek post-it przypisujemy tematy. Karteczki pozwalają na „mobilność” i ewentualne zmiany w obrębie IN/OUT. Finalnie określony zakres oraz to co jest poza projektem trafia do Karty Projektu – bardzo często jest to punkt „Project scope” oraz „Out of scope”.

Teoria by chciała odpowiedzieć NIE natomiast praktyka TAK :-). Jak wyjaśnić tę odpowiedź? Doświadczeniem. Do momentu podpisania Karty Projektu zmiany nanoszone przez zespół są naturalną rzeczą, natomiast po podpisaniu (kolejne fazy projektu DMAIC) zmiana zakresu pociąga ze sobą najczęściej zmiany w timeplanie, jak i również w celu projektu. W tym przypadku rekomendował bym raczej redefinicję całego projektu bądź nowy projekt, ale to już zadanie dla doświadczonych Six Sigma Green/Black Beltów. Nie polecam robić tego na początku kariery w obszarze prowadzenia projektów. Należy pamiętać, że projekty są prowadzone, aby wspierać strategię i ewentualne zmiany (pochodzące od Sponsora bądź sugestii Zespołu) wracają nas do fazy Define. Więc czy warto zmieniać zakres projektu? Nie ma jednej prawidłowej odpowiedzi.

Szkolenie Six Sigma Green Belt  |  Szkolenie Six Sigma Black Belt