Kiedy w projekcie DMAIC należy zbierać dane?

Poniżej proponuję krótki przegląd etapów projektu DMAIC z perspektywy konieczności (lub nie) zbierania danych. Mam nadzieję, że pomoże to nieco uporządkować myślenie o roli i miejscu pomiarów w metodyce DMAIC. A więc po kolei…

Jest to etap DMAIC, na którego wejściu mamy wstępnie zdefiniowany problem. Na jego podstawie potrzebujemy uzgodnić i zawrzeć kontrakt na rozwiązanie, czyli umówić się ze Sponsorem co do celów, zakresu, zasobów itp. Niestety problem, z którym zgłasza się sponsor, to zazwyczaj jedynie widoczny dla niego objaw/symptom. Jest to np.: obserwacja w stylu:

• mamy zbyt niską wydajność,
• jest zbyt dużo braków,
• zbyt wiele opóźnień,
• za duża chropowatość,
• za długo czekamy,
• mamy ogrom reklamacji,
• itp.

Przykłady powyżej to właśnie ogólnie przedstawione symptomy, które niewiele mówią nam o tym, gdzie leży problem. Aby z którymś z tych symptomów móc dalej pracować, trzeba sprowadzić go do poziomu PROBLEMU – czyli „nieakceptowalnej różnicy, między stanem obecnym a pożądanym, wyrażonej w liczbach, danych, faktach” (tak definiujemy problem w ABK). Upraszczając, trzeba ów symptom mocno zawęzić, zejść poziom niżej i opisać liczbami. Trzeba też zamienić wszystkie przymiotniki (za duży, za mały, nieefektywny) na liczby, dane i fakty (ile konkretnie, czego, kiedy, gdzie etc.). W praktyce oznacza to już na starcie konieczność zebrania sporej ilości danych, aby w ogóle móc odpowiedzieć na pierwsze pytanie fazy DEFINE: „Na czym polega problem?”. Innymi słowy, bez zebrania danych nie da się czasem nawet rozpocząć sensownej rozmowy o projekcie Six Sigma. I kiedy zbieramy dane w celu uzgodnienia problemu, nie oznacza to, że nagle znaleźliśmy się w fazie MEASURE…

W zasadzie każdy lider projektów DMAIC wie, że etap MEASURE to etap zbierania danych. Aby zatem nie pisać o oczywistościach, napiszę o pewnym paradoksie, z którego już nie każdy zdaje sobie sprawę. Otóż w całej zawartości fazy MEASURE, zbieranie danych, mimo że bardzo czasochłonne, jest akurat najmniej istotne. Szalenie ważne tutaj są wszystkie działania sprawiające, że zebrane dane będą opisywały istotne dla nas czynniki oraz że będą one wiarygodne. Innymi słowy – w fazie MEASURE więcej pracy wkładamy w przygotowanie się do zebrania danych, niż w samo ich zbieranie. Samo zebranie danych, jest w MEASURE krokiem najprostszym, dopełniającym jedynie wcześniejszy wysiłek. I oczywiście tak – dane tutaj zbierać trzeba…

Można by pomyśleć, że skoro zebraliśmy już dane w fazie MEASURE i wcześniej, etap analizy polega wyłącznie na ich przeanalizowaniu. I rzeczywiście, może tak być. Są jednak sytuacje, w których przejście przez fazę ANALYSE bez dodatkowych pomiarów jest niemożliwe. Ma to miejsce np. wówczas, gdy do zbadania prawidłowości rządzących procesem używamy narzędzia takiego jak DoE. Wówczas realizacja celów fazy ANALYSE będzie wiązała się z przeprowadzeniem sekwencji uważnie zaplanowanych eksperymentów, które dostarczą nam interesujących nas danych. Te z kolei dadzą odpowiedź o wpływie poszczególnych czynników na wynik procesu DMAIC. Ale znowu – w takim przypadku bez pomiarów się nie obędzie.

Jest to etap, w którym opracowujemy, wybieramy, przygotowujemy i wprowadzamy rozwiązania. To ten oczekiwany przez wielu moment, w którym wreszcie podejmujemy istotną interwencję w proces DMAIC. Kluczowym elementem tego etapu jest „pilotaż”, czyli ostateczne sprawdzenie proponowanego rozwiązania. Upewnienie się, czy wcześniej nie popełniliśmy istotnych błędów, czy czegoś nie pominęliśmy. I znowu – choć to nie faza MEASURE – bez pomiarów trudno się obejść. Aby dokładnie ocenić rezultaty pilotażu, trzeba skrupulatnie obserwować nasz proces, czyli przede wszystkim przyglądać się uzgodnionym w fazie DEFINE wskaźnikom. A więc znowu, przyglądamy się procesowi przez pryzmat opisujących go liczb, danych i faktów.

Jak na ostatni etap przystało, jest to czas na domykanie, podsumowywanie, porządkowanie i ocenę wyników. I oczywiście na stworzenie podwalin pod nowy standard. Czy tutaj też potrzebujemy mierzyć? Dalej zbieramy dane? Nie chciałbym Was zanudzać i znowu powtarzać, że TAK, ale niestety muszę. Bo tak – tutaj też jest czas na pomiary. Przede wszystkim pomiary wyników procesu DMAIC po pełnym wdrożeniu zmian. Na sprawdzanie, jak zachowuje się uzgodniony w fazie DEFINE „Y” (kluczowa zmienna wyjściowa z naszego procesu, za pomocą której opisujemy problem). Na pomiary efektów biznesowych po pełnym wdrożeniu zmian. I pewnie jeszcze kilka punktów można by tu dopisać. Więc tak – w fazie CONTROL także zbieramy dane…

Nazwa etapu MEASURE według niektórych sugeruje, że tylko i wyłącznie w tym etapie projektu DMAIC zbiera się dane. Albo uważają oni, że jeśli zbiera się jakiekolwiek dane, to automatycznie jest się w fazie MEASURE. Prawda jest taka, że w pracy lidera projektów DMAIC zbieranie i analiza danych jest nieodłącznym elementem jakiegokolwiek wnioskowania. A czy wnioski wyciąga się tylko na jednym z etapów DMAIC? Albo czy myśli się tylko wtedy, kiedy metodyka to nakazuje? Wydaje mi się, że nie, ale oczywiście mogę się mylić…