Metoda 5S – dlaczego nie działa?

• Metoda 5S – co to jest?

• Etapy 5S.

• Co wpływa na powodzenie metody 5S?

• Kiedy wdrożenie 5S sprawdza się dobrze?

Zobacz również: Jak wdrażać 5S?

„Mój Drogi, bardzo Cię szanuję, a najbardziej za to, że potrafisz mówić 8 godzin o sprzątaniu” – tak z lekkim przekąsem podsumował jeden z warsztatów 5S jeden z jego uczestników. Z jednej strony taki dialog pomiędzy mężczyznami budzi rozbawienie, niemniej jednak z drugiej – zmusza do myślenia co poszło nie tak w zrozumieniu tego narzędzia.

Można to sobie wytłumaczyć tym, że na szkoleniach zawsze znajdzie się ktoś, kto opacznie z różnych powodów zrozumie przekazywane treści. Natomiast analiza wdrożeń 5S w organizacjach nie budzi wątpliwości, że fakt niezrozumienia treści na szkoleniu to nie jedyna przeszkoda.

Czym tak właściwie jest metoda 5S? Jest to jeden z elementów koncepcji Lean, który skupia się na szczupłym zarządzaniu przedsiębiorstwem, głównie poprzez eliminację marnotrawstw. 5S to narzędzie ciągłego doskonalenia, którego celem jest stworzenie dobrze zorganizowanego, uporządkowanego i bezpiecznego miejsca pracy.

Nazwa 5S, to akronim pięciu japońskich słów:

• 1S – Seiri – selekcja
• 2S – Seiton – systematyka
• 3S – Seiso – sprzątanie
• 4S – Seiketsu – standaryzacja
• 5S – Shitsuke – samodyscyplina

1. Selekcja polega na podzieleniu posiadanych zasobów na 3 kategorie: potrzebne, niepotrzebne i takie, co do których mamy wątpliwości. Niepotrzebnych pozbądź się od razu, zasoby wątpliwe pozostaw w wyznaczonym miejscu i poczekaj pewien czas. Ten czas jest potrzebny, by podjąć decyzję czy te zasoby są naprawdę konieczne w miejscu pracy.
2. Etap systematyki najlepiej oddaje stwierdzenie: „miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu”. W tym kroku należy zadbać o ergonomię, wygodę i odpowiednie oznaczenie wykorzystywanych zasobów.
3. Doszliśmy do ulubionego zajęcia naszego „złośliwego” uczestnika – sprzątanie. Oprócz faktycznego sprzątania, trzeba ustalić zasady utrzymania porządku w przyszłości.
4. W zasadzie pierwsze 3 kroki pozwalają na osiągnięcie zadowalającego efektu. Tego typu efekty mają jednak to do siebie, że lubią wracać do stanu poprzedniego. Dlatego niezbędna jest standaryzacja, czyli uruchomienie narzędzi, które pozwolą nam zmiany utrzymać.
5. Wisienką na torcie jest ostatni krok 5S – samodyscyplina. Z jednej strony organizacja funkcjonuje wg wcześniej wypracowanych zasad, z drugiej pracownicy potrafią identyfikować potencjały do dalszych usprawnień.

Schemat postępowania sam w sobie nie jest skomplikowany. Niech jednak nikt nie da się zwieść, że z taką prostotą spotka się również podczas jego wdrożenia. Pozorna łatwość 5S kryje za sobą wiele trudu i wysiłku z reguły większości załogi, dlatego warunkiem brzegowym jego wdrożenia jest uświadomienie sobie, że jest to inwestycja długoterminowa.

Najważniejszym czynnikiem wpływającym na powodzenie wdrożenia 5S w organizacji jest poparcie kierownictwa firmy – czynnik kluczowy dla wszystkich metodyk projektowych i działań optymalizacyjnych. Zaangażowanie Szefa czy też Kierownictwa powinno się pojawić zanim jakiekolwiek działanie czy komunikat zostanie skierowany do załogi. Niestety zdarza się, że Szef będąc z wizytą w innej firmie, gdzie 5S działa i ma się dobrze, wraca do swojej firmy i podejmuje decyzję – „Chcę mieć Lean’owca, który wdroży mi 5S”. Gdy ten już się pojawi w firmie – dostaje karkołomne zadanie: „Zrób mi tak kolorowo, jak to mieli tam, najlepiej szybko, spróbuj w 4 dni ogarnąć jeden obszar, piątego dnia przetniemy wstęgi i tak dalej. W 2-3 miesiące zrobi się, nie?” Przepis na niepowodzenie gotowy.

Etap początkowy to określenie kogo chcemy zaangażować oraz gdzie chcemy wdrażać 5S – w części czy w całej organizacji? Już na tym etapie można przewidzieć, gdzie spotkamy się z największym oporem załogi lub kadry kierowniczej średniego szczebla. Warto rozważyć wdrażanie 5s w tych obszarach firmy, gdzie szanse powodzenia są największe, gdzie pracownicy chętniej reagują na nowinki, albo są osoby, które cenią uporządkowane otoczenie miejsca pracy. Praktyka pokazuje, że udane wdrożenie nawet pierwszych kroków tej metody w jednym z obszarów, uruchamia efekt kuli śnieżnej.

W początkowym okresie 5S może być traktowane z lekkim przymrużeniem oka – takie tam sprzątanie. Odpowiednią rangę metody może wesprzeć przedstawiciel kierownictwa firmy np. komunikując załodze jak ważna dla organizacji jest ta metoda i na czym ona polega oraz zaczynając wdrożenie 5S od swojego obszaru. Jeśli ryba psuje się od głowy, to naprawia chyba też w ten sam sposób 😊

Rzecz, o której organizacje czasami zapominają, to zabezpieczenie wytypowanym wcześniej pracownikom czasu na wdrożenie 5S. Zespoły wdrożeniowe nie mogą być obciążone dodatkowymi obowiązkami związanymi z 5S, które muszą jednocześnie pogodzić z bieżącym zakresem obowiązków. Jeśli takie postępowanie nie będzie dodatkowo poparte obietnicą gratyfikacji dla pracowników, mamy drugi przepis na nieudane wdrożenie.

Na zakończenie jeszcze jedno spostrzeżenie – wdrożenie 5S sprawdza się bardzo dobrze, kiedy uświadomimy załodze, że powinni/mogą się czuć gospodarzami swoich obszarów. Przyznanie im pewnego zakresu autonomii uruchamia często zwiększone poczucie odpowiedzialności za swoje miejsce pracy. Zauważalny jest wtedy i zwiększony poziom kreatywności, i większe efekty z pracy zespołowej. Praktyka pokazuje, że wdrożenie 5s nawet w bliźniaczo podobnych miejscach pracy nigdy nie jest takie samo i za każdym razem potrafi przynieść ciekawe pomysły pracowników. Nie wierzycie? Sprawdźcie.

___________________________________________

Powiązane szkolenia – metoda 5S 

Jeżeli jesteś zainteresowana/y rozwojem swoich kompetencji z zakresu metody 5S lub chcesz wdrożyć ją w swojej organizacji – skontaktuj się z nami. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów organizujemy szkolenia otwarte, dedykowane i konsultacje podczas których przygotujemy Cię do wyzwania jakim jest skuteczne wdrożenie Lean w organizacji.