Metoda 5S w biurze. Jak ją stosować?

• Czym jest metoda 5S?
• Poszczególne kroki metody 5S. Przykłady ze środowiska biurowego
• Korzyści ze stosowania metody 5S w organizacji

Zobacz również: Narzędzia Lean Manufacturing. ABC Leanowca, cz. 1

Zazwyczaj pierwsze skojarzenie z metodą 5S, które pojawia się w głowie to uporządkowane hale produkcyjne, tablice cieni z narzędziami, opisane i czyste miejsca przechowywania komponentów czy też niezagracone drogi przejścia na produkcji. Idąc dalej – dlaczego nie uporządkowane biurka, szafy, komputery i dobrze zorganizowane biuro? W dzisiejszym artykule spróbujemy odpowiedzieć na pytanie czy 5S w biurze sprawdzi się równie dobrze jak w środowisku produkcyjnym i jak zastosować tę metodę w praktyce pozaprodukcyjnej? 

Metoda 5S to element szerokiego portfolio narzędzi Lean, którego celem jest stworzenie i utrzymanie zorganizowanego i bezpiecznego stanowiska pracy, zarówno w środowisku produkcyjnym, jak i usługowym.

Zacznijmy dziś od prostego testu.
Otwórz swoją szafę z dokumentami i zadaj sobie pytania:

1. Czego dotyczy dokument na samej górze?
2. Czego dotyczy dokument na samym dole?

Jeśli przynajmniej w jednym przypadku nie wiedziałaś/eś, czego dotyczy dokument, bądź pewna/y, że potrzebujesz 5S w swoim biurze.

Metoda 5S składa się z 5 następujących po sobie kroków. Nazwa każdego z nich rozpoczyna się na literę S:

• 1S – Selekcja
• 2S – Systematyka
• 3S – Sprzątanie
• 4S – Standaryzacja
• 5S – Samodyscyplina

Selekcja jest pierwszym etapem metody 5S i ma na celu ocenę zasadności wykorzystywania wszystkich zasobów znajdujących się w środowisku pracy według następującego schematu:

W tym kroku warto przyjrzeć się temu, co kryje się m.in. w naszych szafach, biurkach, szufladach, magazynkach, a nawet pod schodami. Warto też ocenić zawartość tablic informacyjnych. Co ważne, nie wolno zapomnieć o naszych największych „szafach” – komputerach. Wszak każdy folder to „segregator”, a każdy plik to „dokument”.

Przykład złej organizacji dokumentów w biurze. Źródło: materiały własne

Prawidłowo uporządkowane i oznaczone dokumenty. Źródło: materiały własne

Przykład nieuporządkowanego pulpitu komputera

Drugim krokiem w metodzie 5S jest systematyka. Na tym etapie określamy sposób i miejsce składowania wszystkiego, co jest potrzebne na danym stanowisku pracy. Mówiąc krótko, możemy kierować się zasadą:

MIEJSCE NA WSZYSTKO I WSZYSTKO NA SWOIM MIEJSCU

W środowisku administracyjnym można również:

• wykorzystać elementy sterowania wizualnego celem zdefiniowania miejsc przechowywania
  przedmiotów niezbędnych w realizacji procesów,
• przeanalizować dostępną powierzchnię pod kątem lokalizacji poszczególnych pomieszczeń oraz realizowanych procesów.

Wdrażając krok systematyki należy pamiętać o eliminacji 8 rodzajów marnotrawstw (MUDA) oraz:

• organizacji stanowiska pracy w sposób jak najbardziej ergonomiczny,
• optymalizacji wykorzystywanej powierzchni, czy też przestrzeni (np. magazyn),
• zminimalizowaniu czasu wykonywania czynności, także tych, które nie przynoszą bezpośrednio wymiernych korzyści,
• zadbaniu, by wyposażenie biurowe było jak najlepiej wykorzystane.

Trzeci krok metody 5S – sprzątanie – polega na eliminacji ze środowiska pracy wszelkiego rodzaju brudu, śmieci i zanieczyszczeń, przeglądzie wszelkiego rodzaju sprzętu/zasobów w celu wczesnego wykrycia usterki/wady oraz sprawdzeniu czy zasoby dla których wyznaczono miejsca znajdują się w tych miejscach. Mówiąc krótko:

KAŻDE SPRZĄTANIE TO JEDNOCZEŚNIE PRZEGLĄD

Krok ten nie dotyczy tylko samego sprzątania. Pozwoli Ci on także zapobiegać potencjalnym awariom poprzez przeprowadzanie przeglądów komputerów, drukarek, wiązek przewodów elektrycznych, podłóg, oświetlenia itp.

Cykliczna kontrola stanowiska pracy wpłynie zarówno na podniesienie komfortu pracy, stworzenie przyjaznego środowiska, ale również zmianę nawyków i zachowań pracowników.

Trzy pierwsze kroki metody 5S pokazują w jaki sposób stworzyć środowisko pracy. Kolejne dwa kroki podpowiadają jak ten system utrzymać i doskonalić.

Standaryzacja pozwala na wypracowanie zasad utrzymania efektów trzech poprzednich kroków metody 5S.

To, z czego możemy z powodzeniem korzystać na tym etapie to:

• Audyty 5S
• Listy kontrolne
• Sterowanie wizualne

Przygotowując dokładne instrukcje utrzymania standardu nie wolno zapominać o czynniku ludzkim, który należy rozpatrywać w kilku aspektach:

• Przypisania zakresu odpowiedzialności za obszar w zakresie utrzymania 5S (np. podział poszczególnych części biura pomiędzy liderów 5S).
• Przygotowania osób mających pełnić obowiązki audytorów obszarów.
• Włączenie pracowników w proces przygotowania standardów.

Przykładowy arkusz wykorzystania listy kontrolnej do przeprowadzania szybkich audytów 5S.

Pominięcie ostatniego elementu może istotnie zaburzyć wdrożenie standaryzacji. Z reguły to pracownicy mają najlepszą wiedzę w organizacji jak wykonywać określone czynności, znają specyfikę procesu i najlepiej potrafią określić, co jest niezbędne do tego, by korzystanie ze standardów było proste i zrozumiałe.

Ostatni krok – samodyscyplina – jest najdłużej trwającym i najtrudniejszym elementem metody 5S. To jednocześnie utrzymanie i doskonalenie zmian, a także kontynuowanie usprawnień oraz podnoszenie standardów. To stan, w którym złe nawyki zastępujemy dobrymi.

Ten krok musi się opierać na kilku filarach:

• wszyscy pracownicy powinni znać istotę 5S,
• codziennie należy znaleźć czas na działania związane z 5S,
• kierownictwo firmy musi być w pełni zaangażowane,
• wysiłek pracowników we wdrożenie 5S powinien być nagradzany.

Odnosząc się do korzyści, które metoda 5S daje organizacjom, często docenia się tylko jeden aspekt – posprzątany obszar. Właściwie wdrożone 5S wnosi dużo więcej. Mowa na przykład o:

• racjonalnym wykorzystaniu posiadanych zasobów,
• racjonalnym gospodarowanie zapasami,
• poprawie ergonomii pracy przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności.

Niewątpliwie 5S również wpływa na poprawę warunków BHP oraz pozwala eliminować lub minimalizować marnotrawstwa.

Trudno mierzalnym, ale nieprzecenionym zyskiem z właściwego funkcjonowania 5S w organizacji są zmiany mentalne pracowników, integracja zespołów pracowniczych oraz poprawa komunikacji. Dobrą „laurką” dla 5S jest głos nowych pracowników w firmie – czas ich adaptacji jest zdecydowanie krótszy, niż w tych obszarach, gdzie 5S jeszcze nie zostało wdrożone.

Natomiast to, co chyba najważniejsze – w wielu organizacjach, które wchodzą na ścieżkę optymalizacji swoich procesów, 5S jest  kamieniem milowym budowania kultury organizacyjnej. Z jednej strony pozwala na identyfikację problemów, które mogą być przedmiotem kolejnych projektów. Z drugiej –często można odkryć przyszłych liderów zmian w organizacji.