Nadmierne zapasy. Jak szkodzą naszym organizacjom?

• MUDA. Jakie są rodzaje marnotrawstw?
• Czym są nadmierne zapasy i dlaczego szkodzą organizacjom?
• Przykłady nadmiernych zapasów.
• Jak pracować, aby unikać nadmiernych zapasów?
• W jaki sposób gospodarować nadmiernymi zapasami?
• Jak obecna sytuacja na świecie wpływa na obecność nadmiernych zapasów?

Zobacz również: Wdrażanie Lean w organizacji. Jak to zrobić i od czego zacząć?

Sytuacje, które miały miejsce w ostatnim czasie (pandemia, wojna na Ukrainie) wymusiły na organizacjach spojrzenie na marnotrawstwa pod zupełnie innym kątem. Decyzje jakie zostały podjęte odcisnęły mocne piętno na firmach, które musiały stać się jeszcze bardziej elastyczne i gotowe na nieznane. Obecnie, jedną z mocno zauważalnych zmian jest strach przed brakiem komponentów i surowców. Przekłada się to na tworzenie nadmiernych zapasów, a argumenty specjalistów Lean Manufacturing definiujące walkę z MUDA stały się w tym wypadku mniej słyszalne. Dotychczas stosowane narzędzia i schematy postępowania, które kiedyś w łatwy sposób pozwalały na konsekwentne przejście z jednego projektu na drugi, liderzy zamienili na tzw. “gaszenie pożarów”, aby utrzymać ciągłość produkcji. W dzisiejszym artykule chciałbym omówić problem nadmiernych zapasów, które jako jedne z marnotrawstw, wpływają na nieefektywność szczupłego zarządzania.

MUDA to pojęcie używane w Lean Managment/Manufacturing. Pochodzi z języka japońskiego i w wolnym tłumaczeniu oznacza „marnotrawstwo”, czyli wszelkie czynności, działania oraz rzeczy, które nie wnoszą wartości dodanej do procesu. 

 Na MUDĘ składa się 8 marnotrawstw, które po raz kolejny nabierają mocnego wydźwięku:

• nadprodukcja,
• nadmierne zapasy,
• poprawianie błędów i braków,
• zbędny ruch,
• oczekiwanie,
• zbędny transport,
• nadmierne przetwarzanie,
• niewykorzystany potencjał ludzki.

Dziś nie będziemy omawiać wszystkich, na to przyjdzie czas. Natomiast przyjrzyjmy się bliżej jednemu z nich o nazwie nadmierne zapasy, które są jednym z najpopularniejszych przykładów związanych z marnotrawstwami.

Według Lean Manufacturing nadmierne zapasy dotyczą surowców, półproduktów i/lub wyrobów gotowych. Definiuje się je jako marnotrawstwo, ponieważ zajmują miejsce, kosztują, tracą termin ważności lub po prostu się starzeją. Nadmierne zapasy, generowane są między innymi przez:

• ilość surowców,
• pracę w toku,
• półprodukty,
• wyroby gotowe,
• części,
• dostawy.

Marnotrawstwa, w tym nadmierne zapasy, od zawsze były konsekwencją nadprodukcji. Jak obecnie postrzegane są przy ciągle zmieniających się cenach i dostępności towarów? W organizacjach, w których Lean Manufacturing jest mocno rozwinięty, nadmierne zapasy traktowane są jako zamrożenie środków finansowych, które mogłyby zostać przeznaczone na inne potrzeby. Zapasy zwiększają także ryzyko starzenia się produktów, przypadkowych uszkodzeń, dodatkowego kosztu związanego z transportem i magazynowaniem. Jednak mimo to, wielu organizacjom nadmierne zapasy dają poczucie bezpieczeństwa. Dlaczego? Ponieważ zapasy są w stanie częściowo zamaskować i „rozwiązać” takie problemy jak niska jakość złych produktów, stan techniczny maszyn czy błędy w dostawach.

Jednym z pierwszych zapasów, które liderzy Lean Manufacturing obserwują w organizacji, są zapasy przekazywane pomiędzy poszczególnymi etapami procesu. Wiele firm, w których etapy procesu dzieją się od drzwi do drzwi, stwarza fikcyjne potrzeby gromadzenia zapasów, zabezpieczając swój wydział/komórkę przed brakami. Brak zapasów ułatwia, w tak zwanych silosach, eskalowanie oczekiwań względem wcześniejszego etapu, który dostarcza produkt. Poprzez zwiększenie zapasów działy/komórki, które zamykają się tylko na swoje potrzeby, wyciągają pochopnie oskarżenia o niedostarczanie na czas materiałów, tworząc dzięki temu większe zapasy na wejściu swojego procesu. Lepszym rozwiązaniem, zgodnym z Lean Manufacturing, jest analiza przyczyny takiego stanu i poszukanie rozwiązania problemu.

Kolejnym przykładem nadmiernych zapasów w przedsiębiorstwie są zapasy plików na serwerze. Zapewne każda organizacja minimum raz doświadczyła tego, że pliki lub foldery opisywane w różny sposób dotyczą tego samego. Często każda nowsza wersja dostaje inną nazwę odbiegającą od poprzedniej. Taki sposób opisywania uwidacznia brak standardów prawidłowego gromadzenia odpowiednich danych, które będą opisane w sposób czytelny dla wszystkich pracowników. Co więcej, tworzenie odpowiedniego standardu do zapasu plików powiązane jest z tematem nadmiernego zapasu archiwum.

Obecna sytuacja gospodarcza i rosnąca inflacja powodują, że osobom wdrażającym Lean Manufacturing bardzo ciężko jest argumentować problem zapasów. Sytuacja, w której rynek z tygodnia na tydzień potrafi zmieniać się o 180 stopni powoduje, że obowiązujące bezpieczne stoki zapasów ulegają zaburzeniom.

Pracę lidera nad nadmiernymi zapasami w organizacjach należy rozumieć poprzez pracę na stałych schematach, takich jak:

• wizualne oznaczenie poziomu zapasów, minimum i maksimum. Dzięki temu możemy w prosty sposób sprawdzić, których wyrobów brakuje na magazynie, a które wykazują nadwyżkę.
• grupowanie towaru na typy i przeznaczenie (odseparowanie poszczególnych części, elementów, zastosowanie pojemników).
• systemy dwupojemnikowe. Umieszczenie na regale dwóch pojemników napełnionych tym samym artykułem, pobierane z pierwszego pojemnika, a opróżniony pojemnik to system Kanban do jego uzupełnienia.
• punkty kontrolne. Wyznaczenie miejsc, które regularnie należy sprawdzać, aby korygować zapasy. Celem jest eliminowanie miejsc punktu kontrolnego = brak zapasów.
• zmienność procesów. Redukcja zmienności procesu pozwala zapewnić stabilność czynności, co przekłada się na stabilność zapasów.
• redukcja strat, która uwalnia gromadzenie zapasów, ponieważ nie muszą być trzymane pod pretekstem uzupełnieniem defektów.
• liczby, dane, fakty. Pozwalają prognozować rzeczywiste potrzeby i eliminować nadmierne zapasy.

Dla organizacji zachowanie ciągłość jest priorytetem i dlatego w obecnej sytuacji z pomocą mogą przyjść kontrolowane zapasy wyrobów gotowych. Zaczynając od zapasów bezpieczeństwa stworzonych w celu zabezpieczenia problemów produkcyjnych oraz w wyjątkowych sytuacjach – w popycie klienta. Po tworzenie zapasu rotującego w celu pokrycia częstotliwości wysyłki oraz różnic w tempie produkcji lub/i zapas buforowy powstały do pokrycia zmienności harmonogramu produkcji, a wielkości wysyłki. Aż do kontrolowanej nadprodukcji stworzonej w celu przygotowania sezonowości zamówień.

Nadmierne zapasy to marnotrawstwo, które w dzisiejszych czasach braku materiałów i ciągle rosnących cen nie jest łatwe do wyeliminowania. Dlatego systemy ssące muszą być co chwilę weryfikowane, by potwierdzić, gdzie znajdują się określone ilości wszystkich wytworzonych w danym procesie wyrobów. Supermarkety czy system sekwencji gromadzą produkty w określonych ilościach i kolejności zamówień. Systemy mieszane, czyli połączenie systemu supermarketu z systemem sekwencji, muszą jeszcze bardziej zostać wykorzystane w produkcji o zmiennym i skomplikowanym popycie. Dodatkowo w połączeniu z bieżącą weryfikacją, jak te produkty są często uzupełniane przez pracowników, np. tzw. “mleczarzem”/“pająkiem”, który po sygnale o zapotrzebowaniu uzupełnia zapasy, może pozwolić szybko reagować na zmienności i łatwo dostosowywać organizację do niestabilnego rynku.

Nadmierne zapasy stały się jednym z marnotrawstw, gdzie nagłe ich zwiększenie odzwierciedla sytuację z problemami dotyczącymi łańcucha dostaw czy sytuacji w kraju i za granicą. Jednym słowem, są czerwonym alarmem na który organizacje nie mogą pozostać obojętne. Mam nadzieję, że najbliższe czasu pozwolą organizacjom zamienić kolor tego alarmu na kolor zielony 🙂

Szkolenie Lean Manufacturing – Lider efektywnej produkcji | Szkolenie Lean w usługach