Skąd wziąć projekt do szkolenia Six Sigma?

• Gdzie szukać pomysłu na temat projektu Six Sigma?
• Z kim możesz porozmawiać o projekcie?
• Co warto przeanalizować przed wyborem tematu?
• W jakich obszarach szukać pomysłu na projekt?

Zobacz również: Jak łączyć Six Sigmę z biznesem i strategią?

Każde sensownie prowadzone szkolenie Six Sigma Green Belt/Black Belt powinno zawierać w sobie wymaganie prowadzenia projektu szkoleniowego. Jego realizacja w trakcie szkolenia jest bardzo ważnym, jeśli nie najważniejszym elementem budowania kompetencji Six Sigma Green/Black Belta. Uzasadnienie jest bardzo proste – otóż metodyka DMAIC, jeśli ją dobrze wytłumaczyć, jest prosta i logiczna jak przysłowiowa budowa cepa. Niestety, wyłącznie do momentu, kiedy nie zacznie się ją stosować w praktyce. Wówczas, to co proste i logiczne na sali szkoleniowej zaczyna się komplikować. Pojawiają się przeszkody, trudności i różne sytuacje „nienormalne”. Rzeczywistość nas zaskakuje, rzadko kiedy pozytywnie.

I wspaniale, bo dopiero w każdym takim zaskoczeniu zaczyna się prawdziwy rozwój. Każda napotkana w projekcie trudność, kłopot, każde pytanie, każda niejasność, to okazja do refleksji i poszukiwania odpowiedzi. I właśnie te poszukiwania, wraz z nieuchronnym popełnianiem błędów, są głównym źródłem nabywania zestawu kompetencji, które nazywamy Six Sigma Green/Black Belt. Aby to jednak było możliwe, potrzebny jest właśnie ów projekt. Przestrzeń, w której będziemy mogli testować w praktyce to, czego uczą nas trenerzy na sali szkoleniowej. 

Niestety, przez minione 20 lat pracy w środowisku Six Sigma obserwowałem wciąż ten sam kłopot – liderzy trafiający na szkolenie nie mają przygotowanych projektów szkoleniowych lub te projekty nie nadają się do realizacji metodą DMAIC. Powoduje to sytuację, w której nawet największe starania zespołu trenerskiego (oraz uczestnika szkolenia) idą na marne – kompetencyjnie zostajemy na poziomie WIEDZY; nie budujemy realnych UMEJĘTNOŚCI ani DOŚWIADCZENIA. I nie sposób tą drogą dojść do certyfikacji. 

Oczywiście, przyczyna takiego stanu rzeczy zazwyczaj nie tkwi w liderze, tylko głęboko w podejściu organizacji do programu Six Sigma. Aby takiej sytuacji zapobiec, należy w firmie zaprojektować i uważnie prowadzić procesy: 

• selekcji kandydatów do szkolenia,  
• wyboru i przydzielania projektów szkoleniowych, 
• organizacji wsparcia dla liderów w trakcie szkolenia.  

Niestety, część osób trafiających na kurs Six Sigma pochodzi z organizacji, w której żaden z powyższych punktów nie został zaadresowany, a kandydat do roli Six Sigma Green/Black Belta ciągle słyszy: „Trafiłeś na szkolenie, powinieneś się cieszyć, więc teraz sobie jakoś radź!”.  

Chciałbym tutaj napisać dwa słowa właśnie o tym, jak można sobie próbować w tej sytuacji poradzić. Równocześnie proszę, aby pamiętać, że sytuacja o której piszę w idealnym świecie nie powinna w ogóle mieć miejsca. Ale jako, że nasz świat idealny nie jest, a Ty być może zaczynasz szkolenie i projektu nie masz pozwól, że spróbuję Ci podpowiedzieć skąd wziąć projekt do szkolenia Six Sigma.  

Six Sigma Green Belt/Black Belt to osoba, której zadaniem jest wsparcie kadry menedżerskiej w rozwiązywaniu istotnych problemów biznesowych. Proponuje więc – rozejrzyj się wkoło po swojej organizacji i zobacz, który z menedżerów ma jakiś poważny kłopot. Lub inaczej – jeśli wiesz o jakimś poważnym kłopocie w Twojej organizacji, zobacz który z menedżerów „dostaje za niego po głowie”. Czym wyżej ulokowany ten menedżer, tym dla Ciebie lepiej. Kiedy piszę tutaj o kłopocie, nie mam na myśli jeszcze konkretnie zdefiniowanego problemu, a raczej jakąś szczególnie trudną sytuację; najczęściej trwającą od dłuższego czasu. Przykłady to: nieuzyskiwanie założonej wydajności, błędy, reklamacje, przestoje, wysokie koszty, opóźnienia, ryzyko utracenia kontraktu itp.

Jeśli widzisz już potencjalną parę: menedżer + jego/jej kłopot, sprawdź, czy możesz zaproponować tej osobie swoje wsparcie. Podkreśl, że Twoim celem nie jest szukanie winnych tylko zbadanie procesu, aby zrozumieć, dlaczego występuje problem i jak można go rozwiązać. Wytłumacz, czym różni się podejście DMAIC od dotychczasowych sposobów poradzenia sobie z tą trudną sytuacją. Przy okazji, spróbuj również ocenić, na ile duże są szanse zbudowania partnerskiej relacji z danym menedżerem podczas rozwiązywania tego problemu. Jakość tej relacji, jakość współpracy na tej linii to jeden z kluczowych elementów powodzenia projektu. Jeśli więc widzisz kilka potencjalnych opcji, zacznij od tej w której ta relacja rokuje najlepiej (nawet, jeśli problem wydaje się trudniejszy do rozwiązania). 

Kiedy nie wiesz, jak namierzyć ew. kłopot, o którym piszę powyżej, poświęć nieco czasu na przyjrzenie się dostępnym danym. W większości organizacji, kluczowe procesy opisywane są różnymi wskaźnikami i parametrami. Zwłaszcza dzisiaj, w dobie powszechnej cyfryzacji niemal wszystko jest gdzieś skwantyfikowane. Dla przykładu – Twój smartfon gromadzi ogrom danych na temat swojego użytkownika i choć na co dzień z nich nie korzystasz, to one tam są. I jest ich bardzo dużo.

Podobnie w wielu organizacjach – zazwyczaj gromadzone są duże ilości różnych danych i również zazwyczaj – nie są one w większości regularnie analizowane. Przy odrobinie wysiłku, przyglądając się dostępnym danym można wyłowić z nich cenne informacje o poważnych problemach w procesach organizacji. Jest to potencjalny punkt zaczepienia do rozmowy o problemie, który można najpierw naświetlić, a w razie zainteresowania menedżerów – spróbować rozwiązać.  

Często pierwszym wyborem do rozmowy o ew. projekcie jest bezpośredni przełożony lub menedżerowie z działu, w którym pracujesz. Nie zawsze jednak, rozmowy te dają pożądany rezultat i projektu nie udaje się zdefiniować (bo na przykład wszystkie znane problemy są już zaadresowane). Zachęcam wówczas do przesunięcia uwagi na inne obszary organizacji i pozwolenia sobie na poszukiwania w innym niż pierwszy, domyślny obszar biznesowy.

Oczywiście takie wyjście ze swojego, dobrze znanego obszaru, może rodzić pewne trudności i obawy. Wynikają one zazwyczaj ze słabszej znajomości procesów, a także osób z którymi będzie dane Ci współpracować. Z tego, że teren po którym będziesz się poruszać może być mniej Tobie znany, co może utrudniać Ci pracę i zwiększać ryzyko niepowodzenia. Jednak to co tutaj jest najważniejsze to fakt, że lepiej mieć projekt o nieco większym ryzyku, niż nie mieć go wcale. Nie bój się więc sięgać w poszukiwaniach do innych, mniej znanych sobie obszarów. Jeśli pracujesz w obszarze produkcji, zerknij co się dzieje w HR, finansach, logistyce czy zakupach. I odwrotnie.  

Zbierając te 3 proste podpowiedzi w jedno zdanie, mogłoby na pytanie skąd wziąć projekt do szkolenia Six Sigma może brzmieć tak: poszukaj menedżerów z kłopotem, przeszukaj dostępne dane, a w całych tych poszukiwaniach, nie bój się rozszerzać obszaru, któremu się przyglądasz. I pisząc to uświadamiam sobie jeszcze jedną rzecz – najważniejszą, o której nie wspomniałem. Weź odpowiedzialność za znalezienie projektu, a nie czekaj aż ktoś lub coś to za Ciebie zrobi. No chyba, że chcesz tylko posłuchać co Ci którzy mają tą ścieżkę za sobą, opowiedzą Ci na szkoleniu. Wówczas nie warto się kłopotać. Choć mogę się mylić. 

Szkolenie Six Sigma Green Belt 

Szkolenie Six Sigma Black Belt