Szkolenie otwarte czy dedykowane? Które wybrać?

Zdecydowałem się napisać ten tekst, aby pomóc naszym potencjalnym klientom zaoszczędzić sporo wysiłku i pieniędzy. Jeszcze bardziej zależy mi na uniknięciu frustracji towarzyszącej nieraz uczestnikom naszych kursów Six Sigma Green Belt i Black Belt, którzy pomimo szczerych chęci, stoją tygodniami ze swoim projektem w równie szczerym polu… Liczę też, że przy okazji zaoszczędzę nieco zdrowia naszych trenerów, a także własnego czasu – poświęcanego na wyjaśnianie przewagi szkoleń otwartych nad dedykowanymi. Bo tak – i tutaj zacznę od puenty –uważam, że praca w programach otwartych jest w większości przypadków dużo bardziej skuteczna niż prowadzenie szkoleń dedykowanych. Postaram się jak najlepiej uzasadnić swoje zdanie, pamiętając oczywiście – że mogę się mylić.

Doświadczenie ze szkoleniami otwartymi i dedykowanymi

Wszystko co zaraz napiszę, to mój subiektywny pogląd będący wynikiem doświadczeń gromadzonych w kształceniu Black Beltów od 2003 roku (i Green Beltów od 2004). To również perspektywa Akademii Białego Kruka, która w okresie od stycznia 2007 do czerwca 2019 roku zrealizowała 38 edycji półrocznego programu Six Sigma Black Belt oraz 109 edycji 3 miesięcznego kursu Six Sigma Green Belt. W tym czasie nauczyliśmy się dużo na temat tego, co działa i jeszcze więcej na temat tego, co nie działa. Chciałbym tutaj o tym krótko opowiedzieć, starając się unikać fałszywych uogólnień; bo oczywiście, żadne rozwiązanie nie jest ani do końca dobre, ani do końca złe.

Szkolenia dedykowane – korzyści i zagrożenia

Korzyści z wybrania szkolenia dedykowanego wydają się być oczywiste:

1. Można „upchnąć” na takim szkoleniu 15 osób, wtedy „koszt jednostkowy” będzie niski.
2. Można dopasować szkolenie do „naszych potrzeb i specyfiki branży oraz skupić się na naszych, specyficznych dla branży projektach”,
3. Zazwyczaj nie pojawiają się koszty delegacji dla pracowników, bo „salę i catering mamy na miejscu”.

Dla wielu osób są one wystarczającym uzasadnieniem wyboru takiego rozwiązania. Niestety, często nie dostrzega się zagrożeń, które się z nim wiążą. A są one następujące:

Korzyść 1.:

• Można „upchnąć” na takim szkoleniu 15 osób, wtedy „koszt jednostkowy” będzie niski.

Zagrożenie:

Tak, można w tej samej cenie przeszkolić 15 Green Beltów zamiast 5, tylko po co? Kłopot jest tutaj głębszy i związany z powszechnym przekonaniem, że:

więcej liderów = więcej projektów = więcej korzyści.

Z moich doświadczeń wynika, że niestety to tak nie działa… w programie Six Sigma WIĘCEJ niemal nigdy nie znaczy LEPIEJ.

Six Sigma różni się od innych podejść i programów tym, że nie chce angażować licznych zastępów naszych pracowników. Rola Black Belta czy Green Belta powinna być od samego początku kształtowana jako elitarna i trudno dostępna, a nie powszechna. W programie Six Sigma, potrzebujemy poszukać NAJLEPSZYCH LUDZI, aby skierować ich potem do NAJWAŻNIEJSZYCH problemów. Wiele firm niestety przedkłada ilość liderów nad ich jakość.

Z nadmierną ilością kształconych osób wiąże się jeszcze jeden duży kłopot – otóż kandydaci kierowani na szkolenie najczęściej nie mają przygotowanych do pracy projektów. Kształcenie zarówno Black jak i Green Belta opiera się o realizację projektu na temat konkretnego problemu biznesowego w firmie. Bez możliwości realnej pracy projektowej, bez możliwości poprowadzenia zespołu i wejścia w rolę lidera, bez szans na testowanie metodyki i narzędzi DMAIC – uczestnictwo w kursie jest zwyczajnym marnotrawstwem czasu, pieniędzy i ludzkiego zaangażowania.

Ostatnia kwestia, o której chciałbym w tym punkcie napisać, to problem z zarządzeniem portfelem projektów. Nawet jeśli do szkolenia dedykowaliśmy rzeczywiście naszych najlepszych ludzi i udało się każdemu z nich przydzielić realny problem biznesowy, to efektów nie będzie, jeśli nie zapewnimy tym ludziom adekwatnego wsparcia. Oznacza to wzięcie przez któregoś z wysokich rangą menedżerów odpowiedzialności za zarządzenie portfelem projektów Green/Black Belt. Niestety tutaj zazwyczaj chętnych nie ma. Najczęściej zrzuca się po prostu liderów ze spadochronami na pole walki, dając w tyłek kopniaka na szczęście i radząc – radźcie sobie!

Korzyść 2.:

• Można dopasować szkolenie do „naszych potrzeb i specyfiki branży oraz skupić się na naszych, specyficznych dla branży projektach”.

Zagrożenie:

Po pierwsze – w większości przypadków, znaczenie „specyfiki i unikalności” danej firmy jest przeceniane. Niemal wszystkie przedsiębiorstwa podkreślają wyjątkowość swojej branży, a żeby było jeszcze trudniej – swoją wyjątkowość w ramach tej wyjątkowej branży. Mamy do czynienia ze „specyficznym” produktem, procesem, klientem, jego wymaganiami, pracownikami, kulturą, technologią, parkiem maszynowym itd. I nawet jeśli cała ta unikalność jest prawdą (bo tak, każda organizacja jest inna), to i tak na końcu spotykamy te same, powszechne problemy i zjawiska. Jest to sytuacja, która przypomina pewien fenomen występujący w psychoterapii. Otóż każdy człowiek jest inny i naprawdę wyjątkowy (i trudno to kwestionować), jednak większość klientów/pacjentów pojawia się u terapeuty z jednym z kilku, powszechnych i powtarzalnych problemów. Rozwiązania też rzadko kiedy okazują się być innowacyjne i unikalne… Oczywiście są wyjątki, zarówno w terapii jak i w biznesie. Prawdopodobnie jednak się do nich Państwo nie zaliczają[1].

Korzyść 3.:

• Zazwyczaj nie pojawiają się koszty delegacji dla pracowników, bo „salę i catering mamy na miejscu”.

Zagrożenie:

Z kosztami logistyki nie będę dyskutował. Oczywiście, zazwyczaj jest taniej, kiedy jeden trener pojedzie do Klienta, a nie 5 czy 10 pracowników, pojedzie na szkolenie. Patrząc jednak gdzie indziej – a mianowicie na rzeczywistość sali szkoleniowej i na efekty, ta „oszczędność” okazuje się być kolejnym marnotrawstwem. Przykłady:

• Pomimo zapewnień ze strony HR i Dyrektora Operacyjnego, po 40 minutach od planowanego rozpoczęcia zajęć, na sali są nadal tylko 3 osoby.
• Co 15-20 minut ktoś do sali zagląda i „prosi na moment”, któregoś z pracowników, ponieważ trzeba załatwić jakąś niecierpiąca zwłoki sprawę.
• Na przeglądach projektów, postępy prezentują bardzo nieliczni liderzy (zazwyczaj 10-20%). Reszta ze spokojem tłumaczy się znanymi innym kolegom zjawiskami, takimi jak „zły szef, zmiany w procesie, źli dostawcy, przestoje i awarie, zmiany priorytetów” i oczywiście – zawsze – „brak czasu”. Większość nie ma postępów, wszyscy wiedzą dlaczego, więc nawet nie ma powodu aby było komuś głupio. „Panie Kamilu, tutaj taki mamy klimat.”

Zupełnie inaczej dzieje się podczas przeglądów projektów na szkoleniach otwartych. Tam, bardzo wyraźnie widoczna jest presja wywoływana przez obecność osób z innych firm. Każdy chce się zaprezentować jak najlepiej, a sytuacje w stylu „Nie mam nic, ale wiecie jak jest” zdarzają się zdecydowanie rzadziej.

Właściwie wybrani liderzy, zabezpieczeni stosownym wsparciem i czytelnymi zadaniami, przynoszą często efekty mierzone w milionach złotych, nawet na poziomie Green Belt. Jednak firmy przygotowujące się do kształcenia tych liderów, aby oszczędzić kilkanaście tysięcy złotych, niweczą potencjał zagrania o dużą stawkę, co skutkuje mizernym efektem finansowym i mocno ujemnym efektem mentalnym (frustracja, utrata wiary, zaufania, chęci). Tak wygląda sytuacja z nieco większego dystansu. Moim zdaniem – to zwyczajnie kiepski interes.

[1] A w chwili gdy uznasz, że Twoja firma jest jednak w gronie nielicznych wyjątków, proponuję jeszcze poczytać o efekcie DUNNINGA-KRUGERA. To tak na wszelki wypadek, nawet jeśli masz rację.

Podsumowując, myśląc o ilości osób do kształcenia na poziomie Green Belt/Black Belt proponuję następującą logikę:

1. Zastanów się, ile masz pracy dla Green Beltów/Black Beltów. To znaczy, ile dostrzegasz realnych problemów biznesowych, które chciałbyś rozwiązać posługując się metodyką DMAIC.

2. A teraz sprawdź, ile z tych problemów jesteś w stanie zamienić na projekty. Czyli przeznaczyć na nie zasoby w postaci ludzi, czasu, pieniędzy, wsparcia, decyzyjności, etc. Jeśli je uruchomisz, pamiętaj – będą wymagały zaangażowania. Nie tylko lidera i zespołu, ale również – sponsora, dyrektora, a może i szefa fabryki.

3. Jeśli już wiesz ile takich tematów jesteś w stanie uruchomić, to zastanów się, czy masz wystarczająca ilość NAJLEPSZYCH LUDZI, których realnie możesz dedykować do podjęcia tego wyzwania. I sprawdź, czy oni myślą o tym podobnie jak Ty. Tutaj dopiero pojawia się odpowiedź, o ilu osobach do rozwoju należałoby pomyśleć. I naprawdę rzadko wychodzi z tego rachunku wynik taki jak 20, 30 czy 100…

W programie Six Sigma, zazwyczaj mniej znaczy więcej. Jestem co do tego głęboko przekonany. I mam nadzieję, że choć trochę przekonałem też Ciebie. Jeśli tak – bardzo się cieszę. Jeśli nie – no cóż – Jest sposób na wszystko 🙂

Niezależnie od tego, czy ostatecznym wyborem będzie kształcenie w programach otwartych czy dedykowanych, liczę, że decyzja ta podjęta będzie w sposób bardziej świadomy i odpowiedzialny. Czego Tobie i Akademii życzę.

Powodzenia,

KamiL Torczewski