Wszystko o certyfikacji i obronie projektów

W Akademii Białego Kruka wymagamy od uczestników procesu certyfikacji Black Belt/Green Belt, aby prezentacja projektu DMAIC nie trwała więcej niż 15 minut. Jest to zadanie wbrew pozorom niezwykle trudne. Kilka miesięcy ciężkiej pracy robi swoje. Dziesiątki godzin przeprowadzonych badań, dyskusji i analiz. Setki kaw, wykresów i pomiarów. To wszystko później trzeba zmieścić w kilkunastu minutach prezentacji. A gdy wszystko jest ważne, jak wybrać to najważniejsze? Prezenterzy rzadko mieszczą się w 15 minutach; pakują się wówczas w kłopoty — wdają się w niepotrzebne szczegóły czym usypiają odbiorców,  którzy uaktywniają się jedynie po to, aby „pogonić” prezentację, a w krytycznym momencie – drastycznie ją przerwać. Sposób przedstawienia jest tak samo ważny, jak sama zawartość merytoryczna.

1. Zdaj sobie sprawę z głównego ograniczenia: czasu.Liczby, dane, fakty: Człowiek wymawia przeciętnie ok. 120 słów na minutę. Dla 15 minut jest to 1800 słów. Przekładając na slajdy: Jeśli każdej fazie metodyki DMAIC poświęcimy jeden slajd, to mamy na jego omówienie 3 minuty. Co to oznacza? Na pokazanie jednej fazy projektu mamy 3 minuty, 360 słów i najlepiej 1 slajd.

2. Po pierwsze: rzeczy najważniejsze.Pewnym razem, podczas obrony projektów w procesie certyfikacji, przyszły Black Belt przez 6 minut opisywał sposób ułożenia tulejki i zakresów jej zagięcia w procesie tłuczenia. Było to jedno (nie jedyne!) z wprowadzonych rozwiązań. Oczywiście, z punktu widzenia usprawnień, opis niezwykle istotny. W maszynie mikrometrowe różnice ustawień miały ogromne znaczenie. Z punktu widzenia prezentacji i obrony projektu znaczenie było już mniejsze. Nie warto mówić o szczegółach, chyba że są naprawdę ważne. Jeśli wydajeCi się, że musisz o nich powiedzieć, zazwyczaj nie jest to prawda. Mów tylko gdy jesteś PEWIEN. Absolutnie PEWIEN. (Mniej naprawdę znaczy więcej.)

3. Przedstaw poprawnie proces dochodzenia do rozwiązania, nie szczegóły rozwiązań.Na obronie projektów Six Sigma głównym celem jest zaprezentowanie swoich umiejętności w biegłym posługiwaniu się metodyką DMAIC. Zamiast tłumaczenia szczegółów technicznych rozwiązań lepiej ten czas poświęcić na opisanie jak same rozwiązania zostały wygenerowane, jakich przyczyn dotyczą, jak te przyczyny zostały wyznaczone, jakie postawiono hipotezy, jak je później weryfikowano, itp. Cel, to pokazanie poprawności zastosowania DMAIC, nie poprawność zastosowanych rozwiązań i zmian w procesie. Jeśli pominiesz szczegół, który jest warty opisania, nie martw się, bo jeśli jest istotny — na pewno zostaniesz o niego zapytany. ”Zawsze można dorzucić słowo, ale nie sposób wycofać już raz powiedzianego”.

4. Ćwicz! Weź znajomego, męża, żonę lub kogokolwiek innego. Posadź przed sobą. Pokaż swoją prezentację. Jeśli ich uśpisz — znak, że coś jest nie tak. Jeśli nie zrozumieją jak doszedłeś do rozwiązań — znak, że musisz coś poprawić Jeśli mają pytania — odpowiedz na nie. Jeśli przekroczyłeś czas — na obronie przekroczysz go tym bardziej. Nie masz nikogo pod ręką? Przedstaw swoją prezentację roślince, kotu, psu czy nawet swojemu odbiciu w lustrze. (Pamiętaj tylko, że to wersja uproszczona. Kot nie zada pytań). Choć mało kto zdaje sobie z tego sprawę, to wszystkie najwspanialsze, wiekopomne wystąpienia, ale też zapadające w pamięć toasty, mają niewiele ze spontaniczności i improwizacji. Choć tak wyglądają, są rezultatem długiego przygotowania i konsekwentnego treningu. Nie stawiaj się w sytuacji „jakoś to będzie…”

5. Przygotuj się!

„U konkurencji nam się bardziej opłaca, bo szkolenie tylko 15 dni, no i certyfikat już po pierwszym projekcie.” 

Powtarzamy to wielokrotnie, ale widać wciąż mało: Tak, certyfikat Black Belt może wydać dziś absolutnie każdy. Tak jest i najpewniej tak już pozostanie – nie ma dzisiaj na świecie jednego, spójnego systemu certyfikacji Black Belt. Nie ma jednostek akredytujących, które weryfikowałyby instytucje przyznające te certyfikaty według jakiegoś spójnego standardu. Nie ma oczywiście, jednej (jedynie słusznej) koncepcji, która określałaby jednoznacznie kompetencje Black Belta. I co za tym idzie, nie ma czegoś takiego jak Uniwersalny Certyfikat Black Belt, który dokładnie określa pewien „encyklopedyczny”, wszędzie taki sam, zakres kompetencji (konkretna wiedza, doświadczenie, umiejętności, postawy i zachowania).

Waga i znaczenie certyfikatu Six Sigma Black Belt, wynika dziś wyłącznie z 3 elementów:

1. Rangi instytucji, która ten certyfikat nadała.
2. Zakresu czasowego i merytorycznego programu szkoleniowego będącego fundamentem certyfikacji.
3. Poziomu wymagań stawianych w procesie certyfikacji.

Różnice w powyższych punktach u różnych dostawców są diametralne. Zwłaszcza kiedy mowa o zakresie oraz wymaganiach certyfikacyjnych. W Akademii Białego Kruka, program szkoleniowy jest długi i wymagający, a poprzeczka w procesie certyfikacji postawiona jest bardzo wysoko. Nie dajemy wielu certyfikatów i dobrze nam z tym. Staramy się natomiast wykonywać swoją pracę tak, aby w momencie wręczenia tego dokumentu, stawał się on dla posiadacza zbędny (można ewentualnie pokazać go rodzinie). Dzieje się tak wtedy, gdy zdobyte kompetencje nie wymagają już żadnego papierowego potwierdzenia…

Podsumowując, ta ostatnia opinia Klienta skłania do tego, abyśmy zamiast certyfikatu Six Sigma Black Belt, zaczęli wydawać Certyfikat Białego Kruka. Dlaczego? Bo wygląda na to, że rynkowa walka nieco zdewaluowała pojęcie „Six Sigma Black Belt”…

No cóż, certyfikatu Białego Kruka oczywiście nie wydajemy, ale sytuacja pozostaje nadal aktualna. I szczerze mówiąc – myślę, że to dobrze. Jedną z kluczowych przewag programu Six Sigma jest fakt, że nie udało się go nikomu do tej pory zamknąć w sztywne ramy. Miało by to pewnie swoje zalety, ale też rozliczne (moim zdaniem przeważające) wady.

Niejednokrotnie rozmawiałem na ten temat z osobami ze środowiska Project Management, gdzie sytuacja wygląda zdecydowanie inaczej (PMI, IPMA, mocne instytucje akredytujące, spójny system certyfikacji, jednolite wymagania). Zastanawiając się jednak nad pytaniem – jak przekłada się to na powtarzalność kompetencji u kształconych liderów… coż. Zdaniem wielu osób – nijak. Obawiam się, że dość podobnie jest w środowisku Coachingu (które starają się porządkować organizacje takie jak ICF, ICC czy Izba Coachingu w Polsce). Pozostaje mieć nadzieję, że jednak zdrowy rozsądek i wolny rynek będą same dokonywały naturalnej selekcji. Czy tak jednak będzie? I czy tak jest rzeczywiście najlepiej? Nie wiem.