Zarządzanie projektami – definicje, role, struktura, etapy

• Czym jest zarządzanie projektami?
• Podstawowe definicje w zarządzaniu projektami – cele, budżet, plan projektu, zakres, ryzyko, interesariusze, zasoby.
• Jak wygląda podział ról w projekcie?
• Struktura projektu.
• Proces zarządzania projektem – etapy.

Zobacz również: Co robić, a czego nie robić, aby uniknąć błędów w projektach usprawniających?

Na samym początku zacznijmy od wyjaśnienia czym jest projekt. Według definicji Project Management Institute (PMI) projekt to tymczasowa działalność, podejmowana w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi bądź osiągnięcia unikalnego rezultatu. Prościej mówiąc – jest to zbiór wszystkich działań niezbędnych do osiągnięcia sprecyzowanego celu. Natomiast zarządzanie projektami pomaga planować, organizować, monitorować i wykonywać zadania w ramach określonego projektu.

Zarządzanie projektami obejmuje również działania związane z:

• Identyfikowaniem wymagań klientów.
• Adresowaniem potrzeb, niepewności i oczekiwań interesariuszy.
• Planowaniem i utrzymaniem ciągłej komunikacji z interesariuszami.
• Zarządzaniem dostępnymi zasobami.
• Balansowaniem między głównymi ograniczeniami projektu.

Zarządzanie projektami wymaga zastosowania odpowiedniej metodyki lub narzędzia. Ten temat, mimo, że bardzo interesujący, zostawimy do omówienia kolejnym razem. Warto jednak zaznaczyć, że nie istnieje jedna określona lista kontrolna dla każdego rodzaju zarządzania projektami głównie ze względu na elementy, procesy i strukturę własną organizacji.

Ogólnie jednak każdy rozpoczynany projekt składa się z:

• Celu projektu

Każdy rozpoczynany projekt powinien mieć jasno określony cel lub cele i założenia możliwe do zweryfikowania dzięki jasnym wskaźnikom i kryteriom.

• Określonego budżetu

Większość projektów dysponuje określonym budżetem, który przekłada się na możliwe działania, a czasem ogranicza możliwość ich wykonania.

• Zakresu projektu

Zakres projektu określa jego cele, budżet, harmonogram, wielkość i ograniczenia. Innymi słowy, określa jego granice, to czym będziemy się zajmować w ramach projektu, ale również to, co nie wchodzi w jego zakres.

• Harmonogramu i planu projektu

Harmonogram projektu jest ogólnym zarysem projektu, jego produktów końcowych, kamieni milowych oraz głównych celów. Najlepszą praktyką jest sporządzenie harmonogramu na początku działania, ponieważ w kolejnych etapach można wykorzystać go do tworzenia innych ważnych dokumentów, np. planu projektu. Plan projektu to dokument, który zawiera dokładną listę wszystkich kluczowych zadań do wykonania i celów do osiągnięcia, aby zrealizowanie projektu było możliwe. Słaby plan projektu może powodować szereg problemów o różnym podłożu w trakcie realizacji planu działania.

• Interesariuszy

Interesariusze to wszystkie osoby zaangażowane w projekt. Mogą to być osoby reprezentujące zespoły interdyscyplinarne, zarząd lub kierownictwo oraz podmioty zewnętrzne.

• Planu zarządzania zasobami

Plan zarządzania zasobami dotyczy sposobu w jaki zostaną podzielone zasoby zespołu. Zasobem może być ilość pracowników, określony budżet czy dostępność niezbędnych narzędzi.

• Ryzyka projektu

Czyli wszystko co może pod drodze pójść źle. Przekroczenie terminu, wyczerpanie budżetu, braki kadrowe, awaria systemów… Wszystkie możliwe zdarzenia powinny zostać zidentyfikowane przed rozpoczęciem projektu i zebrane w rejestrze zagrożeń, aby skutecznie im zapobiegać.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, interesariusze, czyli wszystkie osoby zaangażowane w projekt, dzielą się na tych wewnętrznych, do których należą:

• Sponsor,
• Kierownik (członka zespołu),
• PMO,
• Kierownik innego projektu,
• Członkowie zespołu projektowego,

oraz interesariuszy zewnętrznych, których reprezentują:

• Klienci,
• Użytkownicy końcowi,
• Dostawcy.

Określenie ról i struktury w projektach pozwalają zarządzać wszystkimi fazami projektu. Definiowanie składu zespołu projektowego powinno rozpocząć się od zdefiniowania ról w projekcie, a nie od wytypowania określonych osób. Każda z nich zazwyczaj odpowiedzialna jest za inny zakres projektu, mają różne zadania, ale wszystkie podejmowane działania skupione są na wspólnym celu.

Projekty cechują się tym, że posiadają swój własny cykl. Cykl życia projektu to następujące po sobie fazy, które prowadzą do zrealizowania projektu. Mimo, że każdy z projektów będzie przebiegać nieco inaczej, to „rdzeń” zarządzania projektem będzie składał się z 5 grup procesów zarządzania projektem:

• Inicjowanie – na tym etapie ma miejsce definiowanie nowego projektu bądź fazy w aktualnym projekcie.
• Planowanie – przygotowanie planu projektu wymaga określenia zakresu, celów oraz kierunku działań prowadzących do sukcesu projektu.
• Wykonanie – stanowi główną część realizacji projektu. Na tym etapie zespół realizuje zadania przeprowadzane w celu zakończenia prac zdefiniowanych w planie zarządzania projektem.
• Monitorowanie i Kontrola – etap ten jest wymagany, aby śledzić i przeprowadzać przeglądy postępów i wydajności prac w projekcie oraz identyfikować obszary wymagające zmian.
• Zamykanie – końcowy etap w którym ma miejsce podsumowanie i formalne zamknięcie projektu, fazy projektu bądź kontraktu.

Bez względu na branżę, w której działasz, znajomość podstaw zarządzania projektami i wprowadzenie kilku podstawowych narzędzi i metod przyniesie wiele korzyści, zarówno dla organizacji, jak i dla zespołu. Jeżeli zastanawiasz się, jakie rozwiązania sprawdzą się w Twoim biznesie – skontaktuj się z nami. Porozmawiamy o dostępnych możliwościach adekwatnych do Twojej firmy.