10 zasad Kaizen. Jak małymi krokami osiągać duże efekty?

Zobacz również: Kaizen, Lean czy Six Sigma? Jak w praktyce wygląda wsparcie biznesu?

Kaizen to wywodząca się z Japonii filozofia polegająca na ciągłym poprawianiu i doskonaleniu procesu zarządzania i produkcji na wszystkich szczeblach. Stanowi część tzw. The Toyot Way (Droga Toyoty), czyli zbioru zasad i zachowań określających kulturę organizacyjną Toyota Motor Corporation. Kaizen oznacza zmianę na lepsze, ciągłą poprawę i wiąże się ze wszystkimi działaniami (tzw. kaizenami), które mają za zadanie zwiększyć bezpieczeństwo, poprawić jakość pracy, wytwarzanych produktów oraz efektywność organizacji. Najprościej mówiąc – Kazien to ciągłe doskonalenie metodą małych kroków wymagające zaangażowania wszystkich pracowników firmy.

Aby świadomie wdrażać japońską filozofię ciągłego doskonalenia warto poznać 10 zasad Kaizen, których stosowanie pozwala na stopniowe ulepszanie pracy na każdym etapie i na każdym szczeblu. Brzmią one następująco:

1. Problemy stwarzają możliwości. 

Chociaż wydaje się to paradoksalne, to warto uwierzyć, że w chwili, gdy pojawia się problem (a nie zawsze jesteśmy w stanie mu zapobiec) pojawiają się również nowe możliwości. Gdyby lata temu ludzie nie mieliby problemu z komunikacją na odległość, być może nikt nie wymyśliłby telefonu. Kiedy oswoimy problemy, rozpoznamy i przeanalizujemy ich przyczynę szybko może okazać się, że nie tylko je przezwyciężymy, ale też zaczniemy w nich dostrzegać możliwości do dalszego rozwoju (siebie lub organizacji). 

2. Pytaj 5 razy Dlaczego? (5 Why?), próbując dojść do źródła problemu.  

Pytając docieramy do sedna. Drążymy tak długo, aż nie znajdziemy rzeczywistej przyczyny naszego problemu i jego źródła. Zobaczmy na przykładzie. Problem: Pracownik uszkodził kciuk na przenośniku taśmowym. 

Why #1 : Dlaczego jego kciuk został złapany w przenośnik?​ Ponieważ gonił za swoją torbą, która znajdowała się na przenośniku taśmowym.​

Why #2 : Dlaczego gonił swoją torbę?​ Ponieważ położył swoją torbę na przenośniku, który następnie nieoczekiwanie został włączony​

Why #3 : Dlaczego jego torba znalazła się na przenośniku?​ Ponieważ użył przenośnika jako stołu.​

Wniosek: Tak więc prawdopodobną przyczyną uszkodzonego kciuka współpracownika jest to, że po prostu potrzebował stołu, nie było go w pobliżu, więc użył przenośnika jako stołu. ​W tym wypadku wystarczyły 3 pytania by dojść do źródła problemu, ale zasada umownie mówi o pięciu. 

​Środek zaradczy: Aby wyeliminować dalsze wypadki, musimy zapewnić stoły na odpowiednich stacjach lub zapewnić przenośne, lekkie stoły dla pracowników do użytku lub umieścić torby na podłodze w miejscach odkładczych.

3. Bierz pomysły od wszystkich.

Nikt nie zna tak dobrze danego stanowiska pracy, procesu, miejsca jak pracownik z nim związany. Dlatego opłaca się zachęcać do dzielenia się pomysłami. Jeżeli pozwolimy pracownikom na zgłaszanie swoich pomysłów, być może okaże się, że niejednym nas zaskoczą. Tutaj sytuacja jest obustronnie wygrana. Pracownik poczuje się doceniony i ważny, a organizacja zyska nowe możliwości do wdrożenia i przetestowania. 

4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia. 

Tę zasadę moglibyśmy podsumować stwierdzeniem „Graj tym, co masz”. Zamiast szukać na siłę tego, co jest trudne, skomplikowane i zazwyczaj kosztowne zobacz jakimi zasobami dysponujesz, co możesz ulepszyć, gdzie poszukać rozwiązania. 

5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy. 

Cała historia rozwoju cywilizacji związana jest z tym, że ktoś, lata temu, odważył się wyjść poza schemat, myśleć niestandardowo i popatrzeć na coś z innego punktu widzenia. Jeżeli pracujesz z czymś kilka lat, nie zakładaj, że to najlepszy sposób w jaki możesz to robić. Zawsze można coś ulepszyć, udoskonalić, zrobić szybciej, taniej albo lepiej.  

6. Wymówki, że czegoś nie da się zrobić są zbędne.

Wprowadzanie zmian zazwyczaj wiąże się z mniejszym lub większym oporem wśród kadry zarządzającej lub pracowników. A najczęściej powtarzającą się wymówką jest „Nie da się u nas tego zrobić”. Może to być wynikiem obawy o porażkę, rutyny czy po prostu przyzwyczajenia, ale zamiast szukać powodów, dlaczego nie da się czegoś zrobić, warto poszukać rozwiązania i działać. W tym wypadku nie da się inaczej niż spróbować, sprawdzić i przetestować, a dopiero na tej podstawie oceniać, czy się da czy nie da 😉  

7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne. 

W prostocie tkwi siła, a stan idealny właściwie nie istnieje. W myśl zasady „zrobione jest lepsze od doskonałego” pomysły warto wcielać w życie możliwie jak najszybciej i obserwować korzyści jakie nam przynoszą. Jeśli nie są dla nas satysfakcjonujące, to cóż… zawsze można coś poprawić i ulepszyć 😉 

8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy. 

Przekonanie o tym, że większa ilość pieniędzy da nam lepsze możliwości jest zgubne. Bez pieniędzy da się zrobić więcej niż się wydaje. Sztuką jest zaangażowanie i wykorzystanie w tym odrobiny sprytu, który według 8 zasady Kaizen jest ważniejszy od zasobów pieniężnych. 

9. Wszystkie pomyłki koryguj na bieżąco. 

Pomyłki prędzej czy później się zdarzają. Monitorowanie wprowadzanych rozwiązań da nam większą kontrolę nad procesem. Ważne jest, by wyłapane niezgodności korygować na bieżąco, zanim się nawarstwią lub zwiększą poziom problemu. W Toyocie i wielu bardzo dobrze zorganizowanych firmach doskonale działa system PDCA, czyli 1) Plan – zaplanuj, 2) Do – przetestuj, 3) Check – sprawdź czy o to chodziło, 4) Act – działaj.  

10. Ulepszanie nie ma końca. 

Kaizen jest metodą ciągłego doskonalenia, nigdy się nie kończy. Dla jednych może to się wydawać pesymistyczne, natomiast inni widzą w tym drogę do nieustannego rozwoju i zdobywania nowych doświadczeń. Każde wykonane działanie sprawia, że jesteśmy na dobrej drodze by jutro być odrobinę lepszym niż dzisiaj. 

Już samo zapoznanie się z zasadami Kaizen nasuwa myśl, że to filozofia, którą można zastosować nie tylko w pracy, ale również w życiu codziennym. Istotą Kaizen są małe zmiany, które powtarzane systematycznie, na wszystkich szczeblach mogą dać duże efekty, nierzadko lepsze niż z pozoru efektowne innowacje. Warto pamiętać również o tym, by tworzyć przestrzeń (w swoim życiu lub biznesie) na realizację pomysłów Kaizen i zaangażować w nie możliwie jak największą liczbę osób.

Poznaj nasze programy szkoleniowe z obszaru Lean:
Lean Manufacturing – Lider efektywnej produkcji  |  Lean u usługach