Budowanie kultury ciągłego doskonalenia

• Co to jest Lean?
• Czym jest Kaizen?
• Co to jest GEMBA?
• Czym jest wartość dodana a czym marnotrawstwo?
• Jak Lean i budowanie kultury ciągłego doskonalenia wygląda w codziennej praktyce?
• Dlaczego Lean nie działa i co można z tym zrobić?

Zobacz również: 10 zasad Kaizen. Jak małymi krokami osiągać duże efekty?

O budowaniu kultury ciągłego doskonalenia mówimy wtedy, gdy organizacja podejmuje świadome i systematyczne działania mające na celu rozwinięcie i umocnienie praktyk doskonalenia na wszystkich poziomach i obszarach jej działalności. Ciągłe doskonalenie, określane japońskim słowem Kaizen, jest ważnym elementem filozofii Lean i jako długotrwały i zintegrowany proces wymaga zmiany sposobu myślenia i podejścia w organizacji.

Lean Manufacturing jest strategią zarządzania firmą, umożliwiającą dostarczanie klientom produktów o wymaganej jakości, przy wykorzystaniu jak najmniejszej ilości zasobów poprzez nieustanną eliminację marnotrawstwa we wszystkich obszarach działalności, z zachowaniem szacunku dla załogi. Lean Manufacturing dosłownie oznacza „szczupłe wytwarzanie”, „szczupłą produkcję”. Co warto podkreślić – Lean zakłada, że w budowanie kultury ciągłego doskonalenia zaangażowani są wszyscy pracownicy organizacji.

Kaizen pochodzi z języka japońskiego i oznacza „ciągłe doskonalenie”, „zmianę na lepsze”. Jest to filozofia i podejście koncentrujące się na doskonaleniu procesów, które wywodzi się z japońskiego systemu zarządzania charakterystycznego dla Toyoty i jej „szczupłej produkcji”. Kaizen zakłada, że każda organizacja, niezależnie od swojej wielkości czy branży, może i powinna dążyć do nieustannego doskonalenia. Podejście to opiera się na założeniu, że nawet najmniejsze, stopniowe ulepszenia procesów i działań mogą prowadzić do znacznych korzyści w dłuższej perspektywie czasowej.

GEMBA to kolejne japońskie słowo, które oznacza „miejsce działania”. W kontekście budowania kultury ciągłego doskonalenia odnosi się do idei, że najlepsze zrozumienie procesów i możliwości doskonalenia pochodzi z bezpośredniego obserwowania i doświadczania miejsca, gdzie dana praca jest wykonywana. Może to być hala produkcyjna w fabryce, biuro, magazyn, miejsce rozładunku i załadunku towarów, a w usługach – miejsce, w którym odbywa się obsługa klienta. Obecność w GEMBA jest istotna, ponieważ pozwala pracownikom i liderom zidentyfikować obszary do doskonalenia, angażować się w procesy, podejmować wspólne decyzje i podejmować działania mające na budowanie kultury ciągłego doskonalenia.

Budowanie kultury ciągłego doskonalenia koncentruje się na eliminacji marnotrawstw oraz szukaniu metod, które przyniosą nam wartość dodaną. Wszystkie czynności, jakie wykonujemy w procesie możemy podzielić na tzw. marnotrawstwa, czyli czynności niedodające wartości (zobacz: Marnotrawstwa w procesach – na co organizacje tracą pieniądze?) oraz czynności dodające wartość.

Na „wartość dodaną” wpływają wszystkie działania, za które Klient jest gotów zapłacić, np. skrócenie czasu dostawy.

Mówiąc o Lean i budowaniu kultury ciągłego doskonalenia warto pamiętać, że nie jest to tylko wdrożenie rozwiązań reorganizacyjnych czy przeszkolenie pracowników i wdrożenie narzędzi i metod Lean. Filozofia Lean i budowanie ciągłego doskonalenia wymaga pełnego zaangażowania wszystkich pracowników organizacji – od zarządu do operatorów. To nie wdrożenie, a utrzymanie wdrożonych zmian wymaga zaangażowania pracowników i konsekwencji działania. Czasem wymaga to poświęcenia czasu i środków koniecznych do tego, by pracownicy poczuli przynależność do wyznaczonych celów. Kultura ciągłego doskonalenia polega bowiem na ciągłym obserwowaniu swojej pracy, procesów i produktu/usługi, zadawaniu sobie pytania „co mogę jeszcze zrobić, by było to lepsze” oraz identyfikowaniu i eliminacji marnotrawstw.

Największym wyzwaniem we wdrażaniu Lean i budowaniu kultury ciągłego doskonalenia w organizacji jest zaangażowanie osób, które mają to robić. Problemy organizacji z „działaniem” Lean często zaczynają się po etapie szkoleń i wdrożeniu usprawnień. W teorii doskonalenie dzięki małym krokom, małym zmianom brzmi łatwo. Jednak praktyka pokazuje, że to zaangażowanie pracowników, zaangażowanie kierownictwa, dostrzeganie korzyści płynących z ciągłego doskonalenia oraz świadomość i zrozumienie Lean jest kluczowe do osiągnięcia sukcesu.

Stworzenie solidnych podstaw do budowania kultury ciągłego doskonalenia jest jednym z najważniejszych działań wymagających właściwego wdrożenia. Takim fundamentem jest m.in. zaangażowanie w proces doskonalenia pracowników każdego obszaru, co jak już wiemy jest jednym z głównych problemów organizacji chcących „być Lean”. Zaangażowanie jest podstawą do wielu usprawnień i źródłem pomysłów na dalsze usprawnienia.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o angażowaniu pracowników do zmian, o tym jak zaszczepić unikalny sposób myślenia pomocny w budowaniu kultury ciągłego doskonalenia wśród zespołów i organizacji zapraszamy do udziału w 16. Konferencji Lean | Six Sigma, która odbędzie się 28 września 2023 we Wrocławiu. Porozmawiamy m.in. o Lean, budowaniu kultury ciągłego doskonalenia oraz sposobach na rozwiązywanie problemów, bo wierzymy, że jest sposób na wszystko! Dodatkowo, podczas konferencji odbędzie się konkurs w którym do wygrania będą: miejsce na szkoleniu Six Sigma Green Belt, miejsce na szkoleniu Lean Manufacturing – Lider efektywnej produkcji oraz vouchery ze zniżką na pozostałe szkolenia.