Macierz ryzyka – jak oszacować poziom ryzyka?

• Czym jest macierz ryzyka?
• Jak przygotować macierz ryzyka?
• Jakie korzyści dla firmy lub zespołu daje dobrze przygotowana macierz ryzyka?

Zobacz również: VSM – Mapowanie Strumienia Wartości

Każde działanie, inwestycja czy projekt niesie za sobą pewne ryzyko. Wzrost konkurencji, zmienne warunki rynkowe, czy zmiany technologiczne wpływają na to, że organizacje powinny być przygotowane na różne scenariusze i potencjalne wyzwania. Zrozumienie i zarządzanie ryzykiem jest więc kluczowym punktem gwarantującym minimalizację strat, utrzymanie efektywności oraz trwały rozwój.

W związku z tym warto poznać narzędzia, które mogą pomóc w identyfikowaniu, analizie i zarządzaniu ryzykiem. Jednym z nich jest macierz ryzyka – prosty, ale skuteczny sposób na przedstawienie i ocenę różnych czynników ryzyka związanych z działalnością organizacji, procesami lub projektami.

W przypadku metodyki Six Sigma, z szacowaniem ryzyka spotkamy się na etapie analizy rozwiązań. Zdiagnozowanie możliwych do wystąpienia problemów pozwala na przygotowanie działań kontrolnych oraz planów awaryjnych w momencie wystąpienia danego ryzyka. Macierz ryzyka może być wykorzystana jako narzędzie służące identyfikacji potencjalnych zagrożeń, które mogą wpływać na jakość procesu. Na macierzy ryzyka mogą zostać uwzględnione różne czynniki, takie jak błędy w procesie, zmienność surowców czy nieprawidłowe działanie urządzeń. Każdy taki czynnik może zostać oceniony pod względem wpływu na proces (np. od niskiego do wysokiego ryzyka) oraz prawdopodobieństwa wystąpienia (np. od niskiego do wysokiego prawdopodobieństwa). Na podstawie takiej analizy i oceny podejmowane są odpowiednie działania, aby zminimalizować wystąpienie zagrożeń.

W kontekście metodyki Lean, narzędzie może być stosowane do identyfikacji i analizy potencjalnych czynników, które mogą prowadzić do marnotrawstw i nieefektywności w procesach (np. przerwy w dostawach, nadprodukcja, opóźniony przepływ informacji).

Przy tworzeniu macierzy ryzyka ważne jest, aby uwzględnić specyficzne potrzeby i kontekst swojej organizacji lub projektu. Pamiętaj również, że macierz ryzyka jest narzędziem dynamicznym i powinna być aktualizowana regularnie w miarę postępu projektu lub zmiany sytuacji.

Aby przygotować wizualizację potencjalnego ryzyka, możesz podjąć następujące kroki:

1. Identyfikacja zagrożeń – zastanów się nad potencjalnymi czynnikami, które mogą wpływać na Twoją działalność w całym przedsięwzięciu. Mogą być związane zarówno z otoczeniem danego procesu, jak również związanych z samym rozwiązaniem i jego wdrożeniem.
2. Określenie skali ryzyka – ustal skalę lub wskaźniki oceny ryzyka, które pomogą w określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i wpływu (np. małe, średnie, duże) oraz jaki może mieć na proces (np. mały, średni, duży).
3. Stworzenie macierzy – utwórz tabelę lub arkusz kalkulacyjny, który będzie reprezentować macierz ryzyka. Na osi pionowej umieść prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, a na osi poziomej wpływ na działalność.
4. Ocena ryzyka – wypełnij macierz, oceniając każde ryzyko według ustalonej skali. Przydziel wartości w zależności od prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu na działalność
5. Analiza wyników – przeanalizuj wypełnioną macierz, aby zidentyfikować najważniejsze ryzyka. Skoncentruj się na tych, które mają wysokie wartości w skali ryzyka. To pomoże Ci zrozumieć, które zagrożenia wymagają największej uwagi i jakie działania zapobiegawcze powinny zostać podjęte.
6. Podjęcie działań – na podstawie analizy wyników podejmij odpowiednie reakcje w celu zarządzania i minimalizacji ryzyka.

Stworzenie macierzy ryzyka i wizualizacja potencjalnych zagrożeń ma wiele zalet zarówno dla zespołu, jak i dla organizacji. Oto niektóre z głównych korzyści związanych z tworzeniem macierzy ryzyka:

Dla zespołu:

• Identyfikacja zagrożeń.

Macierz ryzyka pomaga zespołom dokładnie zidentyfikować i zrozumieć różne zagrożenia i ryzyka związane z projektem. Pozwala na skupienie uwagi na potencjalnych problemach i niepowodzeniach.

• Prioretyzacja.

Macierz ryzyka umożliwia zespołowi przypisanie priorytetów poszczególnym ryzykom na podstawie ich wpływu i prawdopodobieństwa. Dzięki temu zespół może skoncentrować się na najważniejszych zagrożeniach i podejmować odpowiednie działania w celu ich minimalizowania.

• Planowanie działań.

Tworzenie macierzy ryzyka wymaga od zespołu przemyślenia potencjalnych reakcji i działań mających na celu minimalizację ryzyka. To pozwala na wcześniejsze planowanie i przygotowanie się do ewentualnych problemów, co może zwiększyć szanse na powodzenie projektu.

• Świadomość ryzyka.

Wizualizacja ryzyka zwiększa świadomość zespołu na temat potencjalnych zagrożeń. Umożliwia lepsze zrozumienie konsekwencji, jakie ryzyko może mieć na projekt lub działalność. Dzięki temu członkowie zespołu są bardziej świadomi i czujni w zakresie zarządzania ryzykiem.

Dla organizacji:

• Efektywne podejmowanie decyzji.

Macierz ryzyka dostarcza informacji, które mogą służyć jako podstawa do podejmowania decyzji biznesowych. Firmy mogą analizować ryzyko w kontekście strategicznym i taktycznym, co pomaga w podejmowaniu bardziej przemyślanych i dobrze uargumentowanych decyzji.

• Minimalizacja strat.

Tworzenie macierzy ryzyka pozwala firmie zidentyfikować i ocenić potencjalne ryzyko strat. To umożliwia podjęcie odpowiednich działań zaradczych w celu ich minimalizacji i ograniczenia wpływu ryzyka na wyniki finansowe i działalność firmy.

• Skuteczne zarządzanie ryzykiem.

Macierz ryzyka jest narzędziem zarządzania ryzykiem, które pomaga firmie w podejmowaniu skutecznych działań zaradczych. Pozwala na lepszą alokację zasobów, planowanie działań i monitorowanie ryzyka na bieżąco.

• Poprawa wydajności.

Tworzenie macierzy ryzyka pomaga firmie identyfikować obszary, w których ryzyko może negatywnie wpływać na wydajność operacyjną. Dzięki temu firma może skoncentrować się na tych obszarach, wprowadzać ulepszenia i optymalizować procesy.

________________________________________________________

Podobał Ci się artykuł? Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco ze wszystkimi nowościami w Przewodniku Białych Kruków.

Link do zapisu