Kaizen Event: Wspieranie ciągłego doskonalenia i wzmacnianie wartości firmy

• Czym jest i jaki jest cel Kaizen Event?
• Korzyści z organizowania Kaizen Event
• Rola trystormingu
• Kazen Event a wzmacnianie wartości firmy na przykładzie grupy Demant
• Jak przeprowadzić Kaizen Event?

Zobacz również: Budowanie kultury ciągłego doskonalenia

W centrum wydarzenia Kaizen leży koncepcja wspólnego eliminowania przyczyn problemu, w której nacisk przesuwa się od zwykłego gaszenia pożarów do proaktywnego eliminowania ich pierwotnych przyczyn. Koncentrując się na nieefektywności, wąskich gardłach i marnotrawstwie, organizacje mogą osiągnąć trwałe korzyści i wspierać kulturę ciągłego doskonalenia. Aby kultura ciągłego doskonalenia mogła się rozwijać trzeba nieustannie podważać status quo, zachęcając zespoły do krytycznej analizy istniejących procesów, systemów i praktyk. Zachęca to do komunikacji i współpracy interdyscyplinarnej, umożliwiając pracownikom na wszystkich poziomach identyfikowanie obszarów wymagających poprawy oraz podzielenie się swoimi spostrzeżeniami i specjalistyczną wiedzą.

W poniższym artykule chciałbym zgłębić magię Kaizen Event, omawiając: cel, korzyści oraz etapy wydarzenia. Wykorzystując potęgę Kaizen, firmy mogą odblokować swój prawdziwy potencjał i wyruszyć w nieustającą podróż prowadzącą do wzrostu i sukcesu.

Kaizen Event służy jako „autostrada” dla transformacyjnych zmian w organizacji. Polega na zebraniu grupy około 6-8 osób z różnych działów, w tym ekspertów merytorycznych, pracowników pierwszej linii i kierownictwa, którzy spotykają się, aby rozwiązać konkretny problem. Wydarzenie zazwyczaj trwa od kilku dni do tygodnia, podczas których zespół dokładnie analizuje określony proces, identyfikuje obszary wymagające poprawy, testuje i wdraża praktyczne rozwiązania. Podczas tego wydarzenia cała uwaga skupia się na omawianym procesie i niczym więcej. Oznacza to, że przez cały okres wydarzenia naszym zadaniem będzie usprawnienie określonego procesu lub poprawa określonego wskaźnika. Wymaga to pełnego zaangażowania całego zespołu i pozostawienia codziennych obowiązków (w tym gaszenia pożarów) na cały czas trwania wydarzenia.

1. Szybkie wyniki: Wydarzenia Kaizen mają na celu osiągnięcie wymiernych rezultatów w krótkim czasie. Koncentrując się na konkretnym procesie, zespół może szybko zidentyfikować i wdrożyć rozwiązania prowadzące do natychmiastowej poprawy procesu.

2. Współpraca interdyscyplinarna: Wydarzenia Kaizen łączą osoby z różnych stanowisk i działów, które na co dzień rzadko ze sobą współpracują. Utworzenie warunków interdyscyplinarnej współpracy sprzyja: poprawnemu zrozumieniu problemu, konsekwencji wąskich gardeł, generowaniu i testowaniu rozwiązań oraz ich utrzymaniu. Buduje też zespół, którego kompetencje pozwolą w przyszłości na stawianie czoła kolejnym wyzwaniom.

3. Angażowanie pracowników: Angażowanie pracowników pierwszej linii w Kaizen Event umożliwia im aktywne dzielenie się swoją wiedzą i pomysłami na doskonalenie procesów. To zaangażowanie zwiększa morale pracowników, zadowolenie z pracy i poczucie odpowiedzialności za procesy, które wykonują. Samo wydarzenie dodatkowo jest generatorem przyszłych Agentów Zmiany oraz Liderów.

4. Kultura ciągłego doskonalenia: Wydarzenia Kaizen odgrywają kluczową rolę w rozwijaniu kultury ciągłego doskonalenia w organizacji. Przeprowadzając te wydarzenia regularnie, firmy tworzą środowisko, w którym każdy pracownik jest zachęcany do poszukiwania możliwości doskonalenia i brania aktywnego udziału w poprawie procesów i tworzenia lepszego miejsca pracy. Dodatkowo rośnie przekonanie co do skuteczności narzędzi Lean/Six Sigma.

Trystorming – termin powstał przez połączenie „burzy mózgów” i teorii „prób i błędów” – jest podstawową techniką stosowaną podczas wydarzeń Kaizen w celu generowania i testowania innowacyjnych pomysłów i rozwiązań. Zachęca uczestników do swobodnego myślenia, otwartego dzielenia się swoimi przemyśleniami i odkrywania niekonwencjonalnych podejść. Sesje trystormingowe często obejmują szybkie tworzenie pomysłów, tworzenie prototypów z kartonu i eksperymentowanie w celu sprawdzenie jak pomysł będzie oddziałuje na problem.

Trystorming nie tylko promuje kreatywność, ale także promuje kulturę bezpieczeństwa psychicznego w zespole. Uczestnicy czują się swobodnie wyrażając swoje opinie, bo podczas tego wydarzenia nie liczy się zajmowane stanowisko tylko pomysł, który możemy użyć do usprawnienia procesu. Ta otwarta i pozbawiona krytyki atmosfera stymuluje kreatywność i poprawia współpracę, a to jest motorem napędowym na powstanie przełomowych pomysłów. Warto tutaj również zaznaczyć, że nie wszystkie pomysły się sprawdzą, dlatego bardzo ważne jest stworzenie atmosfery, gdzie zawsze jest „miejsce na błąd”.

Wydarzenia Kaizen to nie tylko doskonalenie procesów. Kiedy Kaizen Events staje się regularną praktyką, ciągłe doskonalenie nie jest już sloganem reklamowym czy pustą deklaracją a staje się codziennym standardem.

Poniżej na przykładzie Demant Operations Poland pokaże jak poprzez Kaizen Events są wzmacniane wartości organizacji.

1. Dbamy o wzajemne zaufanie: Zaufanie jest niezbędne do efektywnej współpracy i otwartej komunikacji w zespole. Podczas wydarzenia Kaizen atmosferę zaufania można stworzyć zapewniając bezpieczne i wspierające środowisko, w którym każdy czuje się komfortowo, dzieląc się swoimi pomysłami, opiniami i czasem obawami. To zachęca do otwartego dialogu i aktywnego słuchania wśród uczestników, pozwalając uczestnikom wnieść swój wkład bez obawy o osąd czy krytykę.
2. Stawiamy na pracę zespołową: Wydarzenia Kaizen wymagają współpracy, aby odnieść sukces. Każdy pracownik wnosi do zespołu swoje unikalne umiejętności i wiedzę, wszyscy pracują razem, aby osiągnąć wspólny cel. To środowisko pomaga rozwijać świadomość jak praca zespołowa pomoże osiągnąć cel.
3. Tworzymy innowacyjne rozwiązania: Wydarzenia Kaizen zachęcają do kreatywnego myślenia i rozwiązywania problemów. Łącząc osoby z różnych działów lub obszarów wiedzy testowane są nowe pomysły i perspektywy, co prowadzi do innowacyjnych rozwiązań, które być może nie byłyby możliwe, gdyby nie współpraca.
4. Zawsze damy radę: Wydarzenia Kaizen skupiają się na ciągłym doskonaleniu i zachęcaniu jednostek do przejęcia odpowiedzialności za swoje procesy. To sprzyja postawie, w której pracownicy są zmotywowani do ciągłego doskonalenia swojej pracy i coraz więcej osób zaczyna kwestionować Status Quo.

1. Planowanie

Obejmuje identyfikację problemu lub procesu, który wymaga poprawy, zdefiniowanie zakresu warsztatów oraz wybranie interdyscyplinarnego zespołu, który weźmie udział w wydarzeniu. W skład zespołu powinni wchodzić przedstawiciele wszystkich obszarów organizacji, których dotyczy problem lub proces.

Na tym etapie należy opracować szczegółowy plan wydarzenia, w tym harmonogram, cele i zadania. Plan powinien obejmować wszelkie niezbędne zasoby, takie jak sprzęt lub materiały oraz określać wszelkie potencjalne przeszkody lub wyzwania, które mogą pojawić się podczas wydarzenia.

W celu uporządkowania tego planu możemy skorzystać z dokumentu Kaizen Charter, który jest formą karty projektu/kontraktu, zawierającej wszystkie potrzebne informacje.

2. Wdrożenie.

Na tym etapie zespół powinien współpracować, aby określić stand obecny, zidentyfikować marnotrawstwa w procesie, testować rozwiązania i wdrożyć te, które są optymalne.

Ważne jest, aby zespół regularnie komunikował się podczas tej fazy, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie i że podjęte działania zbliżają nas do osiągnięcia celu.

3. Standaryzacja.

Ostatnim krokiem w procesie Kaizen Event jest standaryzacja. Wiąże się to z monitorowaniem i oceną wyników, aby finalnie utwierdzić się, że wdrożone zmiany zostaną zakotwiczone w organizacji. Podczas tej fazy zespół powinien opracować plan monitorowania wskaźników procesowych i regularnych spotkaniach. Faza standaryzacji powinna również obejmować dzielenie się najlepszymi praktykami z innymi obszarami organizacji i identyfikowanie możliwości dalszej poprawy. To również moment, w którym należy docenić zespół za ciężką pracę i podsumować rezultaty na płaszczyźnie: biznesowej, finansowej oraz rozwoju kompetencji.

Kaizen Event to potężne narzędzie, które dobrze przeprowadzone, umożliwia organizacjom realizację celów strategicznych. Dodatkowo korzystając z sesji burzy mózgów oraz trystormingu organizacje mogą wykorzystać wydarzenia Kaizen do wprowadzania pozytywnych zmian, zwiększania produktywności, wspierania kultury ciągłego doskonalenia oraz wzmacniania wartości firmy.

Zakorzenienie Kaizen na stałe w DNA firmy dodatkowo ułatwi tworzenie nowych liderów, którzy nieustannie będą szukać problemów do rozwiązania 😉

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak w praktyce budować zaufanie w organizacji i tworzyć środowisko sprzyjające testowaniu rozwiązań oraz jak przeprowadzać Kaizen Event, by osiągać założone cele – zapraszamy do udziału w 16. Konferencji Lean | Six Sigma 28-29 września we Wrocławiu. Więcej szczegółów w zakładce Konferencja.

28 września – praktyczne prelekcje w tematyce Six Sigma oraz Lean;
29 września – warsztaty i wizyty benchmarkingowe na terenie firm.